Entrevista

Administração preventiva: como e por que fazer?

No cotidiano de um condomínio o que não faltam são imprevistos. Mas é possível reduzir as ocorrências investindo em prevenção. Um planejamento de ações, um cronograma de manutenção, o estabelecimento de metas e o provisionamento a partir de uma poupança específica são itens que colaboram com as finanças do condomínio, trazem segurança e tranquilidade à administração. A gestora do Lowndes Síndica, Keila de Oliveira, destaca que o trabalho em condomínio pode ser pesado, se não houver planejamento e capacidade de antecipar-se prevenindo problemas.

LR – O que é a administração preventiva para condomínios?

Keila – A administração condominial cada vez mais se aproxima daquela realizada pelas empresas no que diz respeito à gestão de negócio. A diferença é que o “negócio” em condomínio, o lucro que se almeja, é o bem estar dos condôminos e moradores e a valorização do patrimônio. O síndico atual deve ter uma visão empresarial. Planejar e pensar a curto, médio e longo prazo. Um pensamento largo, a partir de uma avaliação das reais demandas, com o estabelecimento de prioridades e a gestão e otimização dos recursos existentes.

LR – A manutenção preventiva está incluída neste processo?

Keila – É comum que ao se falar em administração preventiva as pessoas remetam ao tema manutenção. Mas, este é um item dentre os vários outros. Em condomínio tem um peso enorme, mas não é único. Mesmo dentro dele, se pensarmos em gestão de contratos, por exemplo, vemos que o universo é maior. Não é somente a gestão de manutenções, financeira e de pessoal, mas de tudo junto, é o conjunto que compõe o processo.

LR – Que itens, então, compõem a administração preventiva?

Keila – Primeiramente, não se faz uma administração deste tipo sem um check list predial, uma análise prévia do condomínio. Nesta avaliação devem estar contidos o perfil do edifício, sua idade e seus aspectos estruturais, localização e o status de seus usuários, além dos objetivos destes, serviços, equipamentos, quadro de pessoal, contratos, além da mensuração de consumos, entre outros. Quanto mais abrangente e detalhado for o check list, melhor. É ter um raio x para nortear as ações a partir das reais necessidades, permitindo priorizar as emergenciais e planejar as melhorias.

LR – É um trabalho enorme. Um imenso painel imenso. O que não pode faltar?

Keila –  Partindo do básico, manter o condomínio constantemente organizado, limpo e com aparência de bem conservado; contratação e controle dos contratos das manutenções preventivas de todos os equipamentos: de interfones a gerador, passando por portões automáticos, bombas e jardins, e outros. Não esquecendo das limpezas obrigatórias de reservatórios, caixas de esgoto, dedetizações, etc, e também as pequenas manutenções como troca de lâmpadas e demais itens. Provisionamento para os diversos itens sazonais e de manutenção, seja um 13o salário ou férias, e até uma possível demissão, manutenções estratégicas e planejadas, como reformas de fachada, modernização de elevadores. Monitoramento de gastos, consumos e despesas pequenas, assim como o acompanhamento constante da conta do condomínio, para um efetivo controle contábil, permitindo ajuste, sinalizando para racionalização de custos. A lista é extensa. Uma ação fundamental é a de preparar os empregados para realizar o check list dos itens cuja manutenção é mais frequente no prédio. Um formulário com estas checagens que, dependendo do item pode ser diária, mensal, semestral ou anual é uma ferramenta de administração imprescindível ao síndico.

LR –  Quanto tempo leva para se conseguir uma avaliação deste nível e como ela pode ser feita?

Keila – O tempo varia de caso para caso. Mas, geralmente, faz-se nas primeiras semanas em que se assume um condomínio. Há instrumentos próprios para realizar esta avaliação. Um formulário padrão de check list de entrada, por exemplo, e ainda a documentação básica, própria de um condomínio, que são a previsão orçamentária, as atas de assembleias, os contratos e etc.

De qualquer forma, o estudo de tudo isto e o planejamento é melhor executado quando se tem experiência em administração de condomínios. Hoje já não é possível administrar condomínio sem o suporte de uma administradora e as melhores dispõem de consultores de condomínios, com formação específica e experiência para auxiliar o síndico nesta tarefa. Pois, ainda que tenha uma formação em uma das áreas fundamentais da administração condominial, como direito, gestão de recursos humanos, finanças ou engenharia civil, é pouco provável que tenha experiência em todas elas.

Com o suporte de uma administradora se dispõe de toda esta gama de profissionais que atendem exclusivamente a condomínios. E já está previsto nos serviços que oferecem a administração preventiva. Do ponto de vista de seu negócio, a previsibilidade para reduzir, ao máximo, problemas que venham a afetar a percepção da qualidade do seu atendimento é fundamental.

Esta administração preventiva é a base dos serviços Lowndes, o Lowndes Síndica e o Lowndes Síndica Operacional, assim como o pacote que integra os dois no atendimento ao condomínio. É a melhor forma de garantir uma parametrização e um padrão de qualidade no atendimento ao condomínio: conhecimento dos problemas, dos anseios, dos recursos e planejamento do que será feito, a partir de prazos específicos.

LR – O que está previsto nestes serviços?

Keila –  Pactuando com o condomínio, todo o trabalho é realizado com o respaldo da administradora, em uma gestão baseada em diagnóstico predial. Iniciamos com uma vistoria prévia, que é baseada num check up predial e administrativo, onde fazemos um raio x do condomínio para verificar características, forma de gestão e correções a serem feitas. Baseados nos relatórios e diagnósticos desta primeira etapa, apresentamos em assembleia um planejamento de ações, elencando as prioridades x previsão orçamentária, para que seja traçado um cronograma de ações passíveis de serem realizadas. A solução tem sido muito procurada devido a falta de condôminos dispostos a assumir a função de síndicos, mas também por uma maior compreensão da complexidade e do alto grau de responsabilidade, inclusive jurídica, que recai sobre o síndico. É um suporte que oferece maior segurança para a administração condominial.