NOTÍCIAS - Síndicos

O peso que recai sobre a administração condominial é cada vez maior. E a crescente complexidade faz com que muitos paguem caro. São despesas extras com cobranças pagas em atraso, com folha de pessoal infladas por horas extras excessivas e até não realizadas, multas por descumprimento de leis, entre outros.   O número de obrigações, a maioria com prazos específicos, é grande e algumas até se sobrepõem, causando mais confusão e dificultando seu cumprimento. As áreas mais visadas são a de administração de pessoal e as contábeis fiscais que, atualmente, em nada diferem do volume de compromissos impostos às grandes empresas.   Definitivamente, administrar condomínios, como se diz sobre o Brasil, não é para principiantes.   Fim do jeitinho   Parte significativa da complexidade se dá pela cultura ainda viva no brasileiro, seja do “jeitinho” em relações de informalidade entre empregadores e empregados ou prestadores de serviços, seja de descompromisso dos cidadãos, no caso os condôminos, que não têm consciência de que é co-proprietário, ou seja: co-responsável.   A verdade é que nem todos compreendem que a administração condominial mudou, passando a exigir gestões mais profissionais nas quais não cabem mais certas práticas do passado. O artigo 1.348, do Código Civil, que trata das competências e responsabilidades do síndico, é claro.   O pior é que até mesmo muitos daqueles que se oferecem para atuar como gestor contratado, os chamados “síndicos profissionais”, não têm este conhecimento. E, neste caso, em sua grande maioria, menos ainda a solidez necessária. A lei diz que o síndico responde com seu patrimônio pessoal sobre quaisquer danos causados, por ação ou omissão, durante sua gestão.   Certificado, novos produtos e serviços   Respondendo à complexificação da administração de condomínios, as administradoras oferecem novos produtos e serviços ainda mais qualificados, conforme crescem as demandas e já há até um programa de autoregulamentação do setor para garantir mais segurança aos que se valem deste suporte fundamental.   Da capacidade financeira à competência para realizar o que se propõe, passando ainda pela obrigatoriedade de ter a estrutura necessária para isso, tudo é avaliado para a concessão do Certificado PROCONDO (Programa de Autoregulamentação da Atividade de Administração Condominial), avaliação esta que é repetida a cada três anos.   A administradora como síndica é, atualmente, um dos serviços mais procurados e é compreensível que seja assim. O gestor contratado tem vantagens sobre o morador, como a isenção e o suporte de uma infraestrutura que somente uma empresa pode dar. Afinal, sem a relação de vizinhança, prevalece o que está estipulado em lei. E com o operacional executado com o apoio de um departamento de pessoal, contábil e jurídico, é mais garantido que as leis sejam, de fato, cumpridas corretamente.   As administradoras também podem colocar um funcionário dedicado, um gerente local ou com visitas previamente combinadas. A Lowndes oferece ainda a opção de um conjunto de várias soluções juntas. Isto, sem contar com acesso online a informações contábeis, financeiras e gerenciais, o que garante transparência e agilidade na tomada de decisão sob qualquer forma de gestão.   Relações de trabalho menos pessoais   Dentre os muitos exemplos do que acontece quando o condomínio é gerido por quem não detém o conhecimento necessário, estão a utilização das horas extras, os desvios de função e do cargo de chefia para complementar o salário dos funcionários. O cargo de chefia sequer pode ser concedido a quem não tem curso de formação de porteiro chefe, ou a quem não dispõe de, pelo menos, três subordinados no seu turno de trabalho.   É por isso que ao assumir um condomínio a Lowndes faz toda uma avaliação das despesas com a folha de pessoal, quando fica clara a incoerência das práticas. Há casos em que as despesas só com o item horas extras permitiriam pagar outros dois ou três funcionários. É o tipo mais exemplar de condomínio caro por má gestão.   O problema pode ser resolvido com um estudo da rotina do condomínio e de suas necessidades, a reorganização dos quadros de funcionários e de escala de trabalho, e até mesmo a redução ou a ampliação do número de empregados. Planejamento melhor executado por um consultor de condomínios.   Cuidados na hora de selecionar a empresa   Ter uma administradora é fundamental, pois são fontes de informação direta, têm responsabilidade objetiva e, por isso, estão entre as suas ações a orientação aos síndicos para a forma correta de proceder e o alerta para erros que devem ser corrigidos, antes que causem maiores prejuízos.   É também a melhor maneira de ter acesso a serviços diversos e de qualidade, prestados por empresas com infraestrutura, conhecimento e pessoal com formação específica para a atividade. Com os departamentos de contabilidade e pessoal, os consultores condominiais, profissionais com especialização em gestão de condomínios e direito imobiliário, podem garantir muito mais segurança.   O importante, no entanto, é pesquisar o que o mercado oferece de melhor. A escolha deve ser baseada em objetivos bem definidos, como ser capaz de atender às necessidades financeiras e funcionais do condomínio.   Vale destacar os devidos cuidados e precauções contratuais, observando previamente o tempo e a solidez da empresa para certificar-se de que pode assumir os riscos e responsabilidades envolvidas na administração condominial. É fundamental selecionar entre as empresas com a certificação PROCONDO, o que garante processos, procedimentos e conduta estão em conformidade com as exigências para administração e gestão de condomínios.   Pense no assunto e sugira para o seu condomínio a opção por uma gestão com o suporte de uma administradora competente.

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Um dos maiores desafios das administrações condominiais é conquistar a presença dos condôminos para que as assembleias atendam, de fato, às demandas da massa condominial. O quadro geral é de desinteresse ou de interesses pessoais expostos, muitas vezes, de forma exaltada. Quais os segredos para conseguir reverter este quadro?Saiba o que o especialista Marcelo Ribeiro, Consultor de condomínios da Administradora Lowndes, indica para conduzir reuniões mais eficientes, gerando um ambiente mais colaborativo e amistoso.   Vá por partes – Manter os condôminos sempre informados sobre realizações e demandas é um facilitador de votações: “A transparência e pró-atividade explícitas transmitem confiança que, na  hora da reunião, se traduzem em posições já encaminhadas, reduzindo tempo de discussões. Quanto mais produtiva e ágil, melhor”. Distribua, com regularidade, planilhas e relatórios de benfeitorias realizadas, com fotos de antes e depois, além de gráficos por rubricas mostrando o movimento das despesas ao longo do período. Aproveite as facilidades dos meios digitais, criando redes sociais fechadas somente para condôminos onde possa disponibilizar estes arquivos, trocar ideias e receber sugestões. Realize reuniões informais para falar das manutenções e investimentos que têm como resultado a valorização do patrimônio. Aproveite estas oportunidades para conversar sobre a viabilidade de um ou outro anseio ou sugestão de benfeitorias.   Use recursos audiovisuais – Com a divulgação regular de informações sobre o dia a dia da gestão, no dia da assembleia, os presentes verão novamente os dados, mas, desta vez, na tela da TV da sala de reunião, através da apresentação em slides, em uma forma mais lúdica que dá a sensação de conforto do já conhecido, mas com um quê de novidade. “As pessoas estão cada dia mais audiovisuais e, por que não valer-se disto?”. A montagem de slides com fotos, informações resumidas, ilustrações e gráficos dá trabalho, portanto não deixe para preparar a reunião depois de convocá-la. A cada mês, organize os arquivos, busque imagens, sejam as fotos de antes, durante e depois de obras, como outras ilustrativas, e reserve em pastas guardadas no HD e também em pendrives, por garantia. Não deixe de fora nenhuma demanda e o efetivo resultado de investimentos. No final, ficará mais fácil selecionar os de maior relevância para apresentar. O arquivo final não deve ser longo, para não ficar cansativo. Lembre-se que os condôminos foram sendo informados regularmente sobre essas ações. Destaque apenas as de maior impacto. As experiências bem sucedidas aumentam a participação e tornam o desenrolar da reunião mais amistoso. Um mês antes, já tenha tudo consolidado para poder fechar com calma a apresentação em meio ao processo de convocação.   Conduza como uma reunião de trabalho – Após a apresentação das imagens, os  temas devem ser abordados um a um. Cada um, com tempo pré-definido para ser discutido e votado. “É importante imprimir agilidade, a fim de não dar margem à divagações e discussões que apenas resultam em perda de tempo”. Orçamentos para as propostas a realizar devem ficar para o final, como uma espécie de cenas dos próximos capítulos. Afinal, terão ainda muita informação antes da próxima votação. Isto reforça o sentimento de segurança e conforto dos condôminos em relação às decisões assembleares em sua gestão.  Recepcione como se estivesse recebendo amigos para uma reunião informal, mas disponibilize, além de água, café e biscoitos, papel e caneta, propondo que anotem suas questões para, somente no momento definido para discussões, apresentá-las, para que não se perca objetividade. É um convite à adesão a uma reunião mais produtiva e eficiente. Estipule um tempo, de poucos minutos, que cada um tem para se colocar, e deixe claro que só será respeitado se se atentar para o tema em questão. Não devem ser aceitos quaisquer outros assuntos que não estejam na convocação da reunião. Já convoque estipulando hora de início e de final da reunião, incluídos os tempos de discussões. Uma duração aceitável é de quatro horas. Destaque que o conjunto dos condôminos fazem ali parte de uma grande equipe de trabalho reunida em torno de um objetivo comum, que é a plena manutenção do condomínio e a sua valorização. Por isto, as discussões devem ser menos pessoais e mais focadas em resultados.   Atenção às seguintes etapas:   Definição da pauta: Para que contribuam com opiniões e sugestões, e até críticas,  inicie um debate dos pontos mais complexos que devem estar em pauta. Recorra aos meios que tem maior aceitação entre os condôminos (impressos, e-mails, WhatsApp). E tenha o cuidado de não deixar ninguém fora da comunicação para evitar sentimentos de exclusão. Dê uma data limite para encerrar as trocas e feche a pauta considerando a participação, mas também o que é preciso levar para a assembleia.   Convocação: Se a Convenção for omissa, aconselha-se que seja feita dez dias antes da realização da assembleia, com o edital exposto em local de ampla circulação no condomínio e também por notificação para cada unidade. Este cuidado é importante, pois se um alegar não ter sido notificado, a assembleia pode perder a validade. Fique atento aos assuntos, pois só poderão ser discutidos aqueles explicitados na convocação. Consulte  a Convenção ainda para saber o quorum específico para os temas a serem tratados e sobre o uso de procurações. Estes são itens obrigatórios em uma convocação.   Preparativos: Mantenha organizado e à disposição para consulta durante a reunião orçamentos, previsão orçamentária, extratos bancários, fotos de obras e serviços, contratos etc., além da Convenção e do Regulamento Interno.   Composição da mesa: Defina uma mesa com presidência e secretaria que sejam conhecidos e respeitados no condomínio.   Condução: Determine o assunto a ser tratado e só passe para outro depois de resolvido e anotado na ata. Mantenha a sequência estabelecida pela pauta.   Registro em Ata: A ata deve estar de acordo com o que foi deliberado e ser assinada pelo presidente da mesa e pelo secretário. Deve ser sucinta e objetiva. Basta citar os assuntos, o que foi deliberado, eventuais protestos ou contestações. Cada condômino deve receber uma cópia em oito dias. Se as decisões foram aprovadas com os quoruns e procedimentos corretos, ela já terá valor legal para os condôminos. E, portanto, não precisa ser registrada em cartório. Mas lembre-se: Ela deve ser mantida no Livro de Atas do condomínio por, pelo menos, por 5 anos.   Farta comunicação: Um dia depois da reunião, coloque um cartaz nos elevadores informando os principais tópicos discutidos e seus resultados para que todos saibam o que aconteceu na assembleia.

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Com os empreendimentos imobiliários em linha crescente, muitos buscam trabalho na função de síndico. Mas, de um modo geral, mesmo quem mora ou trabalha em condomínios nem sempre sabe de suas atribuições, direitos e deveres. E, nem de longe, têm a exata dimensão de que, como representante legal do condomínio, o síndico responde civil e criminalmente por quaisquer ações ou omissões que venham a causar danos. É seu nome, o seu CPF e, especialmente, o seu patrimônio pessoal que passam a estar em jogo em situações cotidianas as mais diversas assim que opta por assumir o cargo, seja ele um síndico condômino ou contratado externamente. Este último, por vezes, sequer tem patrimônio próprio capaz de fazer frente aos valores a que algumas multas e penalidades impostas aos condomínios podem chegar. Vejamos um caso simples. O condomínio precisou executar um serviço e este foi feito por um faz-tudo, mais barato, mas sem recibo ou qualquer documento que comprove a despesa. Constatada a diferença entre arrecadação e gastos comprovados, o conjunto dos condôminos, ou apenas um, pode acionar o síndico na justiça, não apenas pelo descumprimento de sua obrigação legal de prestar contas, como a de se apropriar de fundos do condomínio. Os tribunais estão recebendo a cada dia mais casos semelhantes. E igual a esta, há muitas outras situações, desde as que envolvem acidentes, manutenção de instalações e equipamentos, um não pagamento ou recolhimento de tributos, o descumprimento das leis trabalhistas por empresa contratada para executar obra no condomínio, a exposição, a não cobrança e até o ato de dar desconto a um inadimplente para que ele quite o seu débito, o corte de uma árvore, sem prévia consulta ao órgão público responsável. Tudo isto, e muito mais, expõe o condomínio a penalidades pelas quais será o síndico quem terá de responder. Olhando por este aspecto, fica fácil entender porque, cada dia mais, quem entende do assunto diz que o síndico precisa ser um profissional. E, mais que isto, um profissional multi-tarefa, atualizado, experiente e muito bem assessorado. No olho do furacão A dinâmica da vida condominial, ao exigir uma gama ampla de atividades, movimenta a economia e faz girar recursos, por vezes, vultosos, tornando os condomínios um alvo fácil dos órgãos de arrecadação, controle e fiscalização. Foi assim nos anos 90, quando o condomínio passou a ser o responsável por recolhimentos tributários daqueles que lhes prestam serviços. Antes ainda um co-responsável no cumprimento das legislações trabalhistas dos empregados de terceiros e, mais recentemente, responsável pelas vistorias para a manutenção estrutural e das instalações da edificação. Um leque imenso de responsabilidades que exige conhecimento, capacidade de planejamento, organização e execução. Para o diretor jurídico da ABADI, Marcelo Borges, o protagonismo que o síndico passou a ostentar na sociedade fica evidente. “A obrigatoriedade de cumprir com legislações recentes, como a lei da autovistoria e da autovistoria do gás, que surgiram em decorrência de acidentes em consequência da deterioração das edificações é um exemplo. Mas isto faz com que, quando o síndico negligencia do dever de zelar pela integralidade da estrutura do prédio, e em razão desta negligência acontece algum acidente que poderia ter sido mitigado por sua ação, o peso da responsabilidade recai todo sobre ele”, afirma. Borges cita o caso da queda do edifício Liberdade, em que um dos indiciados na investigação foi o síndico. As provas constantes do inquérito, ainda em andamento, apontam para a sua co-responsabilidade. O seu falecimento logo no início do processo o impedirá de responder, mas se vivo estivesse seria possivelmente um dos casos de maior repercussão sobre a responsabilidade civil e criminal de um representante legal de condomínio na história brasileira. “O artigo 1.1341 do Código Civil é claro no sentido de impor que ele deve contratar obras consideradas necessárias, independente de autorização de assembleia. E a interpretação de que este é um dispositivo que dá liberdade excessiva ao síndico é perigosa. Na verdade, ele dá grande responsabilidade, pois estas obras são as que visam evitar deterioração, perecimento, desvalorização das áreas comuns e acidentes, de impactos não apenas para aquela coletividade, mas para a cidade”, explica. Para reduzir o peso O diretor jurídico aconselha aos síndicos que, mesmo tendo um sentimento de que os condôminos não têm a disponibilidade financeira para uma obra de maior vulto, convoquem uma assembleia para expor a situação e levar a questão para decisão da coletividade. Ele ressalta ainda a importância da reunião de condomínios. “É um hábito ruim no Brasil das pessoas se reunirem muito pouco nos seus condomínios. E reuniões muito espaçadas acabam esvaziando o próprio encontro. Na média, são duas por ano, no máximo. Outros fazem apenas a obrigatória e só porque a convenção e o ordenamento jurídico impõem, pois em contrário nem esta assembleia fariam. Isto é um grande erro” avalia. O advogado destaca que se comparada à administração condominial com a empresarial, observa-se claramente a falha, pois executar tarefas e planejamentos com reuniões é a palavra de ordem no meio corporativo. “As empresas buscam reuniões setoriais constantes, estratégicas, justamente para que os destinos, as metas, a manutenção e o futuro do negócio, sejam bem traçados pelas pessoas envolvidas no processo. E no condomínio, muitas vezes entendido como empresa, não deve ser diferente”, completa. Ao se afastar das reuniões, o síndico acabaria por concentrar nele mesmo toda a responsabilidade decisória. “O síndico deve se impor o hábito de cada vez mais propor reuniões para se descolar do peso desta responsabilidade sozinho, de romper com esta cultura de as pessoas ficarem esperando que ele tome uma atitude, eximindo-se da co-responsabilidade como co-proprietários. Buscar junto à coletividade a decisão da maioria evita isolar-se na responsabilidade pelas consequências de ato ou omissão no dever de guardar as partes comuns”, aconselha. Solução pode estar nas empresas Uma gestão predial profissional realizada por uma administradora é uma alternativa para que o síndico, e a coletividade, tenha mais tranquilidade e segurança, aliviando a sua carga de responsabilidades. A Lowndes, por exemplo, através de seu produto Lowndes Síndica, permite que se tenha uma gestão baseada em ações preventivas, através de diagnóstico predial, com o mais rigoroso cumprimento das obrigações legais, tudo realizado por gestores especialistas, capazes de proporem para aprovação dos condôminos soluções para os problemas desde os relacionados aos empregados até os de manutenção. Tudo com a experiência e o profissionalismo necessário para o pleno funcionamento do condomínio, além da solidez da empresa que, em 2016, completou 80 anos no mercado de administração de imóveis e condomínios. “É não apenas uma opção, como uma solução perfeita para atender à crescente demanda pela profissionalização na gestão condominial”, afirma Catarina de Oliveira, Gerente de Qualidade da empresa. Segundo Catarina, o principal diferencial do produto é disponibilizar uma equipe de gerentes de relacionamento e gestores formada por profissionais certificados como consultores condominiais pela ABADI/NUFEI e ainda todo o apoio dos departamentos financeiro/contábil, jurídico e de recursos humanos da empresa . “É uma segurança muito maior para o condomínio, a certeza de que não está arriscando entregar bem estar e patrimônio a leigos em um momento em que a administração condominial se mostra tão complexa”, conclui. Box Fazendo diferença O que um Super Síndico sempre faz: Contrata anualmente o seguro de incêndio, raio e explosão entre outros, obrigatório para os condomínios, de forma adequada. Assim como os de vida e funeral dos funcionários. Exige emissão de comprovantes fiscais, RPA (recibo de autônomo), comprovantes de pagamentos de funcionários e seus benefícios. Reúne todas as despesas comprovadas e documentadas para dar transparência a sua gestão. Disponibiliza no quadro de avisos todos os documentos que por obrigação legal deve ter visibilidade. ƒ Trabalha sempre com o suporte da administradora do condomínio e do conselho fiscal, mantém a coletividade informada e busca ampliar sua participação na vida condominial. Compartilha via quadro de avisos quaisquer alterações no quadro de funcionários. Cobra os inadimplentes em dia e de forma correta e segura perante a lei. Não dá descontos em acordos, o que, legalmente, são possíveis apenas com a concordância de todos os condôminos. Tem em mente que sempre que um funcionário se acidenta no local de trabalho, no caso o condomínio, ele também pode ser responsabilizado e, por isso, é atento ao uso dos EPIs, treinamentos e orientações constantes e cobra das empresas a mesma postura em relação ao pessoal que trabalha em suas dependências. ƒProvidencia e acompanha a autovistoria fazendo a manutenção constante dos equipamentos e instalações, de acordo com as normas, e sempre dá preferência aos serviços executados por profissionais habilitados, de olho na conservação e na valorização do patrimônio.

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Peter Freundt é síndico há três gestões do condomínio Marina BarraBella, na Barra da Tijuca, tendo participado sempre do conselho consultivo, desde o lançamento do empreendimento, há 30 anos. Executivo com longa experiência na direção de empresa multinacional, empresta ao condomínio uma visão diferenciada. A primeira e mais importante é a de que todos os condôminos são co-responsáveis e, por isso, atuantes nos cuidados com o condomínio. Para aceitar ser síndico, ele colocou uma condição: “Só assumo se os demais proprietários assumirem a gestão junto comigo”. E assim, o sucesso de suas gestões é o resultado do trabalho de todos. O Marina BarraBella conta com grupos de trabalho para as diferentes questões que demandam cuidados na área comum que atende aos três blocos. Toda grande obra, todo item de exigências mais frequentes, tem um grupo, temporário ou permanente. Foi assim com a reforma dos nove elevadores, o primeiro e maior desafio das gestões de Peter. “Um de cada bloco por vez, a modernização mecânica de todos os equipamentos foi uma obra que consumiu sete meses para a conclusão, mais outros seis meses para os ajustes necessários. Já estamos aproveitando o resultado, mas o trabalho segue, agora para conscientizar os moradores quanto aos cuidados no uso cotidiano, a fim de preservá-los”, afirma, acrescentando que, contar com um grupo de trabalho em todo o processo, foi essencial. E foi assim também na reforma das quadras e na mudança da empresa que cuida das piscinas, sempre com bom resultado. Jardins, segurança e pessoal contam com grupos de trabalho permanentes. “São itens cujas demandas não têm fim”, diz. Combate às infiltrações Além da coordenação de uma administração compartilhada, é o cuidado com as manutenções outra marca das gestões do síndico. A atenção constante para realizar as muitas correções necessárias em virtude da idade das edificações, soma-se à prontidão para “apagar os incêndios” que surgem. “Do início do ano para cá, tivemos muitos problemas de infiltração. São os canos das instalações hidráulicas corroídos pelo tempo”. O condomínio vem aproveitando cada caso para ir substituindo as tubulações, priorizando aquelas que afetam mais diretamente os moradores. “A expectativa é de que até o final do ano fechemos este ciclo, rezando para não acontecerem outros problemas, a fim de podermos abrir pauta para melhorias”, enseja. E priorizar é a solução encontrada pelo síndico para conseguir fazer mais com menos. Síndico e comunidade preferem trabalhar com uma previsão orçamentária justa, e na necessidade de uma obra de maior porte precisem recorrer às cotas extras. “Pagaremos mais de qualquer forma, mas quando houver, de fato, necessidade”, defende. Peter considera que a cota já é elevada e que um aumento maior para prevenir-se de eventualidades não é a melhor opção. Assim, trabalha junto com os moradores no corte de desperdícios, fazendo caixa e priorizando obra ou melhoria em função do menor investimento com o melhor resultado para o bem estar de todos. Identificar, aproveitar melhor ou eliminar Com a ajuda dos grupos de trabalho, o foco permanente da administração do Marina BarraBella é, além da contenção de despesas, a otimização dos recursos. “Nossa maior despesa é com a folha de pessoal, mas com este item não há muito o que fazer. Como todo acesso ao condomínio se dá apenas pela identificação na portaria, é preciso manter constantemente dois profissionais ali e, por opção dos moradores, ela funciona 24 horas. É uma despesa que não temos como cortar. Assim, a nossa alternativa é investir em outras frentes”, comenta. O condomínio tem 16 funcionários, dois deles da manutenção que ajudam nas pequenas reformas, permitindo que se contrate apenas prestação de serviços para grandes obras. Além do grupo de trabalho específico para ajudar com o item, o síndico tem no zelador, Amaury Perpétuo Socorro da Silva, um braço direito. “É ele quem orienta e coordena, e também cuida do controle de consumos, desde material de limpeza, passando por materiais para consertos que possamos fazer com o nosso pessoal, ao das contas de água, luz e gás. Ações fundamentais para a administração condominial”, afirma Peter. Já para os demais itens, a regra é avaliar capacidade de dar retorno efetivo. Um grupo de estudos está avaliando a opção de captar e armazenar água de chuva para uso nas áreas comuns, aproveitando a estação de tratamento de esgoto desativada depois da integração da rede pela CEDAE. Mas, somente a viabilidade do uso sem maiores investimentos dirá se a opção será adotada. “Nossa preocupação é com a necessidade de bombeamento para que a água abasteça também as descargas dos vasos sanitários das unidades”, detalha. Foi assim que decidiram desligar o sistema de aquecimento da piscina no inverno. “Ela é aquecida a gás. Com a baixa procura, a opção dos moradores foi por reduzir a despesa”. No momento, está em cheque a permanência do uso da captação de energia solar. Instalada há seis anos, a tecnologia não deu o resultado que o condomínio esperava. Recentemente, os moradores decidiram desativá-la, mas ainda avaliam a viabilidade de mantê-la para o aquecimento da piscina. “Se for possível, será mantida para este fim. Em caso contrário, descartada”, conta Peter. O síndico que não tem medo de confiar e delegar, tem na transparência a marca que considera a mais importante para qualquer administração. “O dinheiro do condomínio é do condomínio. Temos aqui um caixa pequeno para miudezas e nada mais. Gosto das coisas muito transparentes para não ouvir comentários maldosos. Tudo aqui é acompanhado por grupos de trabalho, conselheiros e administradora”, completa Peter, que, com os moradores, já prepara terreno para o próximo desafio: instalação de câmeras de segurança. “Gerir condomínio dá trabalho e com a participação de todos, o resultado é melhor”, conclui.

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Célia Regina Gomes é síndica do Condomínio Botafogo Easy Way, em Botafogo por quatro gestões. Ao longo deste tempo vem fazendo muitas melhorias na área social, de segurança e de manutenção, mas o seu grande foco é a administração de pessoal na qual realizou uma verdadeira revolução. O resultado é um novo comportamento, mais profissional, com efetivo aumento da qualidade de atendimento ao edifício. “Levou tempo, deu muito trabalho, mas hoje colhemos os frutos que plantamos”, comemora. Para a síndica, o funcionamento dos edifícios não pode mais ser o residencial, mas o empresarial. “Não cabe mais paternalismo de qualquer espécie. Toda a abordagem precisa ser profissional”, afirma. E é desta forma que imprime excelência ao condomínio. Quando diz que o trabalho foi grande não está brincando. A reestruturação do quadro envolveu a redução do número de funcionários e a troca de vários outros, a instalação de ponto biométrico e de sistema informatizado de controle de acesso, com a criação de clausura, um recuo fechado que permite maior segurança na identificação antes da liberação do acesso de pessoas, e portão estepe na garagem que funciona da mesma forma, e de troca de informação entre síndica, conselheiros e colaboradores, por whatsapp, via wi-fi. Tudo feito para modernizar e dar pleno funcionamento ao edifício, com qualidade, agilidade e praticidade. “O maior desafio é sempre aquele que envolve pessoas”, diz, contando que, depois de formar a equipe, um grupo de 12 colaboradores, foi preciso ainda unir todos em torno de um mesmo ideal. Um processo de mudança de mentalidade, com o objetivo de profissionalizar o atendimento ao condomínio. E, conforme ia vencendo as resistências, ia também ampliando e melhorando benefícios, dando a contrapartida que considera necessária. “É a sinergia com o foco da administração, que deve ser o fio condutor. Eles são a alma do prédio, o nosso cartão de visitas, e é fundamental que tenham este entendimento”, diz. Neste sentido, também mudou a administradora. “Sou empresária e foi esta experiência que quis trazer para cá. Condomínio não visa lucro, mas é preciso considerá-lo, substituindo-o por bem estar, e todos os envolvidos devem estar em sintonia com este objetivo”, defende. Em paralelo, a este primeiro grande desafio, empreendeu o que considera outro de igual tamanho. Foi, aos poucos, montando um catálogo de bons prestadores de serviços para o atendimento das necessidades do Botafogo Easy Way. “Não foi fácil. Mas necessário. Dependemos das pessoas, e de pessoas que sejam profissionais capazes de fazer as coisas acontecerem. Mas depois que você consegue isto, tudo flui”, completa Célia. Pessoas e qualidade de serviços em primeiro lugar A preocupação da síndica com contatos de bons prestadores de serviço deve-se a seu foco na manutenção preventiva. O laudo de autovistoria foi um norte e ela vem liquidando aos poucos os pontos apontados. “Tudo sempre sem cotas extras, que é uma política que temos, um projeto de gestão”, afirma. Além das pequenas ações sinalizadas pelo laudo, o condomínio atualmente tem apenas a reforma de fachada como obra a empreender. “Esta, lamentavelmente, não dá para ser sem cota extra”, diz. Ela segue com rigor a periodicidade determinada para manutenção específica dos itens que compõem o edifício. E, além deste cuidado, investe também na área social. A síndica investiu, criou uma brinquedoteca, refez o home teather e melhorou a sala de ginástica, modernizando os equipamentos. Também adotou piso tipo estado de borracha drenante em todos os ambientes de piscina e sauna. A segurança foi melhorada com um sistema de acesso digital e a entrada e saída de veículos controlada por TAG. “Também mexemos na estrutura física, pois não tínhamos espaço para fazer a divisão no acesso de visitantes e prestadores de serviço, o que fragilizava a segurança”, detalha. Com a criação de uma servidão na lateral, ela aproveitou para cadastrar todo mundo, até familiares e empregadas dos moradores, e adotou um identificador de digital. Isto permite que, ao chegar ao edifício, morador, visitante ou empregado doméstico cadastrado pode apenas colocar o dedo no identificador para abrir o portão da entrada social. A iniciativa, aprovada em assembleia, teve um primeiro momento que foi o de fazer um caixa específico para isso. “Mas valeu a pena. Hoje temos mais segurança e também praticidade, com um acesso mais rápido e com controle efetivo”, afirma. O sistema por TAG ajuda até no controle de quantidade de veículos por vagas. E, com ele, foi possível ficar sem dois porteiros noturnos. “Para completar, ainda criamos um portão estepe que só funciona se o outro quebrar”, detalha a síndica, explicando que, no final, o investimento acabou sendo pago somente com a redução da folha de pessoal. A modernidade é algo de que Célia não abre mão e foi por isso que adotou o uso de smartphones e wi-fi para a gerência e a supervisão, a fim de permitir comunicação instantânea e de baixo custo, com a troca de imagens e mensagens entre eles e diretamente com a síndica e conselheiros, o que facilita a tomada de decisão. As ferramentas não são utilizadas com os condôminos, pois considera que o e-mail é uma garantia do registro das trocas que, dependendo da relevância, são arquivadas na pasta do morador. A transparência e a franqueza nas relações é outro aspecto valorizado pela síndica no trato com os condôminos e com os empregados. “Aqui não tem desvio de função. Todos compreendem que não trabalham para o morador, mas para uma empresa, que é o condomínio. Não há lavagem de carro, por exemplo, ou qualquer outra atividade que misture as coisas”, diz. Isto, junto à abertura ao diálogo permanente, tem feito diferença e o resultado é dos mais positivos. “Convidamos a uma relação de parceria. No caso dos empregados, especialmente, tanto com o síndico quanto com os integrantes do conselho”, afirma, dizendo que a maior satisfação agora é ver a equipe dirigir-se a ela de igual para igual, sem medo e com uma postura autoconfiante. “Eles me dão um feedback do que acontece no prédio e é uma fala segura, de quem tem ciência de seu papel, sem uma conotação negativa sobre isto. Não são submissos. São subordinados, mas profissionais em serviço, respondendo por suas funções. Sem sentimentos de inferioridade. Este é o resultado de se investir em relações menos paternalistas. Aqui, todos somos profissionais em serviço e ponto”, afirma. Para Célia, é motivo de satisfação vê-los cruzar com moradores, ou qualquer outra pessoa e dar um bom dia com um sorriso no rosto. “Isto demonstra que o caminho que tomamos está certo. Parte deste bom astral está no fato de terem entendido que são a base de todas as ações, inclusive as de economia. Ao verem que os recursos resultantes da qualidade de seu trabalho está sendo convertido em benfeitorias, ficam também satisfeitos, como eu. São pequenas melhorias, mas constantes. E compreenderem a relação do trabalho deles com isto é uma vitória”, comemora, acrescentando que aprovou em assembleia que toda e qualquer decisão sobre empregados só pode ser tomada em reunião com o conselho, reduzindo ainda mais a possibilidade de personalismos nas relações. “Qualquer coisa, mudança de horário, demissão, concessão de benefício ou abono. Nada nunca fica a cargo de um só”. Ela defende que ser síndica não é mais só uma questão de ter tempo livre, que os edifícios se modernizaram e as gestões devem acompanhar. E sua administração vem dando exemplos disso. “Não há mais espaço para amadores. O perfil do morador também mudou. Hoje existem dois tipos principais, o jovem que anseia por serviços e praticidade e os que não têm vivencia de condomínio. São anseios e necessidades muito diferentes. Compatibilizar isto torna a administração algo delicado. Não é apenas a complexidade, mas a delicadeza para lidar com as situações humanas, a grande dificuldade que está posta para o síndico. Hoje posso dizer que grande parte do trabalho está feito e podemos colher os frutos, mas a mais sensível é cotidiana e segue diariamente nos impondo desafios. Mas gosto disso”, conclui.

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O peso que recai sobre a administração condominial é cada vez maior. E a crescente complexidade faz com que muitos paguem caro. São multas por descumprimento de leis, perdas com ações trabalhistas, despesas extras com cobranças pagas em atraso, com folha de pessoal infladas por horas extras excessivas e até não realizadas, entre outros. O número de obrigações, a maioria com prazos específicos, é grande e algumas até se sobrepõem, causando mais confusão e dificultando seu cumprimento. As áreas mais visadas são a de administração de pessoal e as contábeis-fiscais que, atualmente, em nada diferem do volume de compromissos impostos às grandes empresas. Definitivamente, administrar condomínios, como se diz sobre o Brasil, não é para principiantes. Na avaliação de Catarina de Oliveira, Gerente de Qualidade da Lowndes, parte significativa da complexidade se dá justamente pela cultura ainda viva no brasileiro, seja do “jeitinho”, de relações de informalidade entre empregadores e empregados ou prestadores de serviços, seja de descompromisso dos cidadãos, no caso os condôminos, que não têm claro e consolidado o conhecimento de que é co-proprietário, ou seja: co-responsável. “Nem todos compreenderam que a administração condominial mudou, passando a exigir gestões mais profissionais nas quais não cabem mais certas práticas do passado”, diz, destacando o artigo 1.348, do Código Civil, que trata das competências do síndico, que, em outras palavras, são as suas responsabilidades. “É comum os condôminos não saberem do tamanho da responsabilidade que recai sobre ele quando assume ser síndico. Não têm o conhecimento e a experiência capazes de dar a eles a noção de que administrar condomínio não é algo simples”, afirma. Até mesmo muitos daqueles que se oferecem para atuar como gestor contratado não têm este conhecimento, e ainda a solidez necessária, pois a lei diz que o síndico responde com seu patrimônio pessoal sobre quaisquer danos causados, por ação ou omissão, durante sua gestão. Novas soluções para ajudar os condomínios Diante de tal cenário, as administradoras oferecem novos produtos e buscam ter serviços ainda mais qualificados. Recentemente, o mercado recebeu com grande satisfação o lançamento do PROCONDO, o Programa de Autoregulamentação da Atividade de Administração Condominial, por exemplo. A contribuição para uma maior qualidade de serviços é enorme. Da capacidade financeira à competência para realizar o que se propõe, passando ainda pela obrigatoriedade de ter a estrutura necessária para isso, tudo é avaliado para a concessão do Certificado às empresas de administração de condomínio, avaliação esta que é repetida regularmente, a fim de garantir mais segurança aos que se valem de seus serviços. A administradora como síndica é um dos produtos oferecidos atualmente mais procurados e é compreensível que seja assim. Com a experiência de quem administra muitos condomínios, Simone Ramos, Supervisora de Gestão Condominial da Lowndes, diz que o gestor contratado tem vantagens sobre o morador, citando a isenção e o suporte de uma infraestrutura que somente uma empresa pode dar. “Sem a relação de vizinhança, prevalece o que está estipulado em lei. E com o operacional executado com o apoio de um departamento de pessoal, contábil e jurídico, é mais garantido que as leis sejam, de fato, cumpridas”, afirma. Dentre os muitos exemplos do que acontece quando o condomínio é gerido por quem não detém o conhecimento necessário, estão a utilização das horas extras, os desvios de função e do cargo de chefia para complementar o salário dos funcionários. “O cargo de chefia sequer pode ser concedido a quem não tem curso de formação de porteiro chefe, ou a quem não dispõe de, pelo menos, três subordinados no seu turno de trabalho”, alerta Simone. Para ela, é a cultura de que “porque sempre se fez assim, é correto fazer” que é ainda muito forte, associada à falta de conhecimento dos desdobramentos possíveis desta prática. “O síndico pensa nas facilidades – afinal, o funcionário já está ali, é de confiança, sai mais barato solicitar que ele faça determinado serviço ou obra que contratar uma empresa ou profissional e ele ainda estará sendo ajudado financeiramente. Mas faz isso sem dimensionar as consequências”, cita. A Gerente de Qualidade da Lowndes afirma que uma pesquisa rápida na Justiça do Trabalho demonstra os riscos da prática. “Estas são as principais causas às quais os condomínios respondem na Justiça, a maioria perdida, causando enormes prejuízos financeiros para o conjunto dos condôminos”, diz Catarina. É por isso que ao assumir um condomínio, a Lowndes faz toda uma avaliação das despesas com a folha de pessoal. “É quando fica clara a incoerência da prática. Vemos casos em que as despesas só com o item horas extras permitiriam pagar outros funcionários, dois, três, e já encontramos até um que poderia com este dinheiro contratar seis empregados. O tipo mais exemplar de condomínio caro por má gestão”, acrescenta Simone. Outro problema destacado pela Supervisora é o quanto, por falta de tempo, os síndicos permitem que os próprios empregados se auto regulem, trocando folga entre eles e estabelecendo número de horas extras no mês, por exemplo. O síndico assina a planilha autorizando a administradora pagar a folha. “Ao fazer isso, concorda com o que está escrito ali”, alerta. Para os empregados, a mudança necessária para corrigir este tipo de irregularidade é um momento difícil, tanto para ele, quanto para o condomínio, pois é comum que se rebelem e se tornem muito reativos. “Neste, como em todos os casos, a melhor solução é fazer um estudo da rotina do condomínio e de suas necessidades, a reorganização dos quadros de funcionários e de escala de trabalho, e até mesmo a redução ou a ampliação do número de empregados”, explica Simone. Além do suporte de sua infraestrutura e de atender o condomínio como síndica, na falta de condôminos que queiram assumir, a administradora também pode colocar um funcionário dedicado, um gerente local ou com visitas previamente combinadas. Há ainda a opção de um conjunto de todas estas opções juntas. Isto, sem contar com acesso online a informações contábeis, financeiras e gerenciais, o que garante transparência e agilidade na tomada de decisão sob qualquer forma de gestão. Presidente da ABADI alerta para cuidados na seleção do gestor Neste quesito, como em muitos, ter uma administradora é fundamental, pois é fonte de informação direta, tem responsabilidade objetiva e, por isso, está entre as suas ações a orientação aos síndicos para a forma correta de proceder e o alerta para erros que devem ser corrigidos, antes que causem maiores prejuízos. “É também a melhor maneira de ter acesso a serviços diversos e de qualidade, prestados por empresas com infraestrutura, conhecimento e pessoal com formação específica para o setor. Desde os departamentos de contabilidade e pessoal, até os consultores condominiais, profissionais com especialização em gestão de condomínios e direito imobiliário, há muito mais segurança”, afirma. “O mais importante ao buscar serviços que ajudem o condomínio é pesquisar o que o mercado oferece de melhor”, destaca a Presidente da Associação de Administradoras de Imóveis do Rio de Janeiro, Deborah O’Dena Mendonça, que afirma que a escolha da melhor forma de gestão é algo que deve ser bem avaliado porque é isto o que determinará a sua eficiência e eficácia. Portanto, a escolha deve ser baseada em objetivos como atender às necessidades financeiras e funcionais do condomínio, levando em consideração seu tamanho, categoria, disponibilidade de tempo dos condôminos, conhecimentos técnicos e poder aquisitivo dos mesmos. “Tudo isso são fatores que devem influenciar no momento da tomada de decisão”, orienta. Deborah destaca que a opção por buscar um síndico não condômino ocorre, geralmente, quando já há um desgaste entre as demandas dos moradores e os resultados alcançados pela gestão em serviços, finanças, qualidade de vida e, muitas vezes, até mesmo problemas com arbitrariedades praticadas. “Ao longo dos últimos anos percebemos um incremento nas demandas de condomínios interessados em melhorar sua gestão, levando à contratação de gestores mais profissionais. E a gestão profissional é altamente eficaz quando as necessidades são bem definidas, a partir de um objetivo comum, e quando a empresa contratada apresenta uma proposta de trabalho baseada numa metodologia eficiente”, explica. A sua orientação é a de que o condomínio sempre tome os devidos cuidados e precauções contratuais, observando previamente o tempo e a solidez da empresa para assumir os riscos e responsabilidades envolvidas na administração condominial. “É fundamental procurar por empresas com a certificação PROCONDO, garantindo que seus processos, procedimentos e conduta estejam em conformidade com as exigências para administração e gestão de condomínios”, conclui. Obrigações para o condomínio têm periodicidade rígida O seguro predial é uma obrigação anual, assim como a realização dos programas PPRA e PCMSO. O RIA dos elevadores e o laudo dos pararaios, assim como a verificação das mangueiras e a recarga dos extintores. Também é anual o RAIS e o seguro de vida em grupo dos funcionários, o pagamento das contribuições sindicais, gerais e patronal, e a DIRF. Mais obrigações anuais são o PPP, o CNPJ e a certificação digital atualizados, entre muitos outros. A autovistoria é a cada cinco anos. Assim como a restauração da fachada. Já a vistoria da rede de gás é a cada 2 ou 3 anos, junto com o auto de vistoria do Corpo de Bombeiros, o certificado AVCB. Outras ações têm periodicidade mais curta, como é o caso da revisão visual dos extintores, que é mensal, assim como o pagamento dos encargos trabalhistas. A limpeza das caixas d’água e a análise bacteriológica é semestral, assim como a desinsetização das áreas comuns. Os itens são muitos e a lista ficaria longa demais. Mas para esclarecer suas dúvidas, entre em contato com a Lowndes, pois os gestores condominiais estão aptos a atendê-los no que precisar.

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