NOTÍCIAS - Administração

Para ter sempre um mar de almirante

A partir de sua experiência no elevado posto da Marinha, o Almirante Oscar Moreira da Silva comanda o condomínio Maxi Leblon, que conta com três prédios, 116 apartamentos, e ainda participa ativamente do cuidado com o entorno, a região que é quase um sub-bairro do Leblon. São seis gestões marcadas pelos mesmos princípios de alinhamento de ações de controle e preparação para o emprego efetivo, seja de material ou de pessoal, nas demandas da vida condominial. Para os condôminos, é como estar seguro, sabendo que quem está no comando é um verdadeiro Comandante de um Tikuna (o mais moderno submarino brasileiro em operação na Marinha do Brasil). A disciplina militar, no entanto, é conjugada com o mesmo coleguismo que se forma entre aqueles que navegam por meses nos espaços estreitos de um submarino. O síndico faz questão de uma troca constante com todos e criou uma extensa rede de colaboração. Cada um dos três prédio tem um representante, cada porteiro é um líder nos cuidados de manutenção e cada morador é um ativo participante da vida condominial ao utilizar o canal aberto pelo síndico para a troca de informação. Ele também mantém outro canal, via e-mail, para falar com os síndicos dos condomínios próximos. O cuidado com o micro bairro já fez história. O Almirante, que já foi síndico do condomínio em 1992, foi um dos fundadores de uma associação de condomínios do Alto Leblon (Condomínios Associados Dois Irmãos – CADI). Juntos, ele e outros síndicos e moradores da região, deram partida na retirada de uma favela nascente no local. “Foi somente com a união dos maiores condomínios da parte alta do Alto Leblon que foram retirados cerca de 35 barracos que, deixados lá, possivelmente hoje seria uma enorme favela. Tendo em vista que o Poder Público nada fez para a erradicação dos barracos obrigou aos condomínios da área a se cotizarem para negociar a compra de cada barraco para poder retirá-los de lá”, conta. Na época da CADI também conseguiram zerar o número de roubo de carros ali. “Neste caso, um vigilante de moto contratado por nós fazia rondas e um canal direto com o 23o . Batalhão de Polícia dava suporte”, detalha. Eles foram pioneiros no uso conjunto de câmeras para auxiliar as ações de segurança. “Fui Subsecretário de Inteligência da Secretaria de Segurança Pública e, na ocasião, apresentei um projeto, hoje espalhado por vários estados, chamado Centro de Comando e Controle, composto de um Centro Integrado de Atendimento, Centro de Supervisão dos Atendimentos e um Centro de Gerenciamento de Crises nos quatro andares da torre da Central do Brasil”, explica. Seja para a área pública, seja para o condomínio e o entorno, ele se valeu muito do programa Tolerância Zero, da prefeitura de Nova York. “Estudei muito as iniciativas dele, o que permitiu adotar ações para o condomínio e o Alto Leblon. Especialmente, este conceito fundamental de agir pontualmente e com rapidez, não deixando passar nada. A ação ostensiva é a melhor maneira de manter a conservação do que quer que seja e em condomínio não é diferente”, completa. A união com os síndicos próximos é outra ação que considera de extrema importância para os condomínios. Junto com o prédio de frente, compartilham um micro ônibus circular para atender os moradores para subir e descer a longa e íngreme Timóteo da Costa. E estão em permanente contato para trocar informações e se ajudarem mutuamente nas questões relativas à segurança, manutenção e cuidados gerais. “Representamos mais de 500 unidades e com estas trocas podemos realizar negociações mais favoráveis para nós e também para as empresas, pois atendem a mais prédios no mesmo lugar”, afirma. Comunicação ágil para soluções rápidas no Maxi Leblon O Almirante explica que esta fluidez de comunicação se assemelha muito a como acontece na Marinha, em que todos ficam sabendo, ao mesmo tempo, dia a dia, de tudo o que é importante e necessário saber quando se está em um navio, ou em um submarino. Tanto para a comunicação fácil e ágil, quanto para controles em geral, ele se vale da tecnologia. Tudo é informatizado no condomínio desde 1992, época que a utilização de computadores ainda engatinhava no país. No Brasil, o setor de informática teve grande impulso por conta da Marinha brasileira. Por esta ocasião, ele já havia criado planilhas, estatísticas e controles, mas foi promovido a Almirante, assumindo um comando no estado do Mato Grosso. Só em 2010, quando passou para reserva, pode retomar a função informatizando definitivamente o Condomínio Maxi Leblon. Retomando também os controles, como os que permitem aos empregados já nos primeiros dias do ano saber as datas exatas de cada folga pelos próximos 12 meses. O mesmo é feito para consumo, inclusive de material de limpeza, e ainda para os contratos. O condomínio também dispõe de tecnologia de segurança. Além dos controles de acesso, os três porteiros e os três profissionais de manutenção têm um canal direto com o síndico, via whatsapp, para quem encaminham comunicação, com fotografia ou filmete, seja para informar sobre um problema, seja para mostrar ele já solucionado. “A tecnologia acelerou muito o nosso trabalho”, conta, dizendo que também utiliza as ferramentas de comunicação para mediar conflitos entre moradores. “São questões que não dizem respeito à administração do condomínio, mas ajudo no que for possível para que tudo se resolva da melhor forma”. Com a ajuda da tecnologia, o controle é absoluto, inclusive na garagem. É possível saber, por exemplo, quando um carro não é de um morador ou visitante. Isto porque o cadastro de moradores, além dos dados completos deles, tem ainda informações sobre cada um dos veículos da família e também dos de seus visitantes. Ele até levou a aprovação em Assembleia de previsão de multas para casos de infração às regras. “Tínhamos as câmeras e a possibilidade de identificar aqueles que desrespeitam a Convenção do condomínio, mas ela não nos dava respaldo para aplicação de penalidades”, conta. Depois disto, a partir do re gistro feito pelas câmeras, o condomínio pode dar início ao processo que vai de mensagem ao morador, e a administradora para a advertência de infração cometida, à aplicação de multa em caso de reincidência. Estas foram também graduadas, podendo até duplicar de valor. Para os controles relativos às finanças do condomínio, o síndico conta com o suporte da administradora, que permite a qualquer tempo consultar dia a dia o saldo da conta. “Paralelo às consultas que faço as aplicações que temos, incluo estes dados disponíveis no site de nossa administradora para montar mensalmente um balancete para os moradores”, diz o síndico que também realiza todo mês uma reunião com o conselho consultivo e com as representantes dos Blocos. Modernizar para garantir economia e melhor funcionamento A prontidão para a ação permite executar também as grandes obras que o condomínio exige, como foi o caso da reforma das portarias, que contou com um novo desenho, feito por um escritório de arquitetura, que deu uma identidade visual à área nos três prédios, garantindo ainda um layout mais moderno, tanto na sua estrutura quanto nos detalhes da decoração. Muito trabalho foi feito e o condomínio está bem conservado. Mas mais ainda virá. A próxima grande reforma está prevista ainda para o início do próximo semestre, quando os nove elevadores serão modernizados. O objetivo é reduzir o número de paradas por enguiços, mas também obter mais economia, com uma melhora estética significativa. “Faremos a troca dos sistemas, de analógico para digital, mudança que reduzirá nosso consumo de energia elétrica, e as cabines serão modernizadas com novas botoneiras, pois o efeito estético é importante”, completa. A economia é um item que tem total atenção do síndico e, por isto, dentre outras realizações, investiu na troca de lâmpadas que ficam acesas 24 horas, o que resultou em uma redução de 50% no consumo de energia. “Com a troca das tradicionais por equipamentos led, ganhamos ainda mais luminosidade, com menor número de lâmpadas. E elas eram muitas. O condomínio tem 5 garagens, 10 corredores de serviços por bloco e mais os 9 elevadores”, detalha. E vem mais modernização com economia pela frente. Ainda para este ano, será implantado um sistema de captação de água de chuva, que somará o seu resultado com outro, já existente, de coleta de água dos aparelhos de ar condicionado, para a rega dos jardins e as lavagens em geral. “O condomínio já utiliza a água coletada em quatro bombonas por bloco, quantidade que é suficiente para regar a parte alta do jardim e a lavagem dos carros. Com a utilização da coleta de água de chuva, a economia será ainda maior”, antecipa. O projeto foi todo desenhado por um morador, que é engenheiro, e será feito em uma área extensa e desnivelada que engloba os três playgrounds. Com tudo isto, o síndico comemora manter o condomínio como um mar de almirante, expressão que significa mar calmo, tranquilo. “Estou reformado e o ócio não é opção, visto que é, como dizia Nelson Rodrigues, o jardim do diabo. Como síndico, posso me dedicar aos cuidados necessários para conservação, nossa segurança e a valorização do nosso patrimônio. Tenho satisfação de ver feito”, conclui.

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Despesas em condomínios

Segurança jurídica deve prevalecer sobre interesses divergentes O condomínio não foi feito para dar lucro. Diferente do que acontece nas empresas, com as quais, muitas vezes, é confundido, o Condomínio não visa lucro. Todo o dinheiro que arrecada deve ser destinado à sua manutenção, ao pleno funcionamento de equipamentos e serviços, a investimentos em valorização do patrimônio e em qualidade de vida. São recursos oriundos da cota condominial, valores estabelecidos previamente na previsão orçamentária, além daqueles definidos para os fundos de reserva e de obras, ou para cotas extras. Há quem reclame do valor da cota condominial, especialmente em tempos de crise econômica, há quem questione a forma de rateio, ou seja, a divisão das despesas entre as unidades autônomas. Mas quais são as despesas em Condomínio? Despesas extraordinárias e ordinárias Os artigos 22, X e 23, XII da Lei de Locação (de no 8.245/91), definem as despesas condominiais em ordinárias e extraordinárias. Começando pelas despesas extraordinárias, como aquelas que devem ser suportadas pelo locador, proprietário do imóvel, quando se tratarem de voluptuárias; ou seja, as que forem realizadas para exclusiva valorização de patrimônio. E, por que isto? Porque cabe ao proprietário pagar pelas despesas que visam, somente, conferir valorização ao Condomínio, tornando melhores ou mais bonitas as suas partes comuns, como por exemplo: a reforma do salão de festas, pintura da fachada, reforma da portaria, embelezamento de elevadores. Mas, também existem as despesas extraordinárias úteis que poderão ser assumidas pelo inquilino da unidade; como a troca de uma tubulação de água/esgoto ou gás, troca de peças desgastadas nos elevadores, necessárias a condição de bom uso por quem usufrui destes elementos no Condomínio. No caso das despesas ordinárias, também chamadas de despesas de custeio, estas destinadas aos gastos mensais com manutenção de equipamentos, limpeza e higiene do edifício, parte elétrica das áreas comuns, administração, despesas de água, luz e gás, salários e encargos dos funcionários e, demais gastos rotineiros, ficam a cargo do inquilino; ou seja, quem usufrui diariamente do pleno funcionamento do Condomínio. No caso dos fundos de reserva e fundos para obras, estes competem ao locador ou de acordo com o que for contratualmente estabelecido entre as partes (locador x locatário). O percentual de valor a ser cobrado a título de fundo de reserva, normalmente, é estipulado pela Convenção Condominial e, em casos omissos, deve ser estabelecido em assembleia legalmente constituída, para deliberação dos condôminos; ou seja, dos titulares das unidades autônomas. O especialista em gestão condominial, o consultor de condomínios da Lowndes Guilherme Ferreira, chama a atenção para um aspecto relevante. “Quem habita, até para garantir sua qualidade de vida, cuida do imóvel”, afirma. Rateio obedece ao determinado na convenção Apesar dos questionamentos sobre o que é mais justo quando se fala em rateio das despesas; se a cota condominial deve ser estabelecida por cálculo proporcional a fração ideal de cada unidade, ou igualmente para todas as unidades autônomas; vale o estabelecido na Convenção do Condomínio ou, na omissão desta, o disposto no Código Civil, ficando estabelecido que, em caso de omissão na Convenção Condominial, cada unidade autônoma deverá contribuir para as despesas do Condomínio na proporção das suas frações ideais. Como se pode observar, a Lei possibilita que o Condomínio escolha, optando entre os modelos de rateio da cota condominial; seja pela fração ideal ou por unidade autônoma. Para alteração na forma de rateio estabelecida pela Convenção do Condomínio, somente por voto unânime dos condôminos e em assembleia legalmente constituída. O modelo mais usual, existente e largamente utilizado, desde a Lei no 4.591/64, chamada Lei de Condomínios, é mesmo o rateio de quotas por fração ideal; ou seja, baseando-se no cálculo previamente estipulado e registrado na Convenção Condominial, seja apartamento, cobertura, casa ou loja comercial. Diante de argumentos divergentes, e a fim de pacificar os ânimos, vale considerar mais a segurança jurídica. Deve-se preservar o regime de rateio previsto quando da constituição do Condomínio; ou seja, o que estiver determinado na Convenção condominial. O consultor condominial completa, afirmando que o rateio por fração ideal ainda é o mais justo: “Entendo que o rateio dos recursos condominiais, calculado com base na fração ideal de cada unidade autônoma, torna mais justa a participação nas despesas, considerando o tamanho e, consequente valor comercial do patrimônio individual”, conclui.

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Elevadores: acidentes alertam para manutenção preventiva

Acidentes alertam para manutenção preventiva e determinação de que somente profissional habilitado pode retirar pessoas presas em equipamento parado Apesar dos elevadores serem considerados o meio de transporte mais seguro, no último semestre de 2016 um número incomum de acidentes aconteceu, alguns com vítimas fatais: “Sete pessoas de uma mesma família ficaram feridas após um elevador despencar em um prédio na Barra da Tijuca”. “Uma jovem de 24 anos morreu ao cair do 6o andar dentro do poço de um elevador, no prédio onde morava, em Copacabana”. “Pintor de 62 anos morre ao cair em fosso de elevador, em Goiânia”. “Uma servidora sofreu escoriações quando o elevador subiu em velocidade alta, parando bruscamente, fazendo cair sobre ela as grades de proteção das luminárias, no Campus Recife da UFPE”. “Três homens ficam feridos quando o elevador despencou do térreo para o subsolo, em Bauru/SP”. “Uma idosa de 87 anos morreu e sua neta ficou ferida quando a porta do elevador abriu e elas entraram antes dele chegar, sendo atingidas pelo equipamento, em Bariri/SP”. A sucessão de notícias trágicas chamou a atenção e quem entende do assunto, ainda que destaque que no universo de equipamentos instalados este número de acidentes não é significativo, reconhecem que equipamentos obrigados por lei a ter manutenção preventiva mensal não deveriam apresentar tantos problemas. As próprias empresas responsáveis pela conservação dos elevadores podem comprovar isto pelo alto número de ordem de serviços diários. O que está acontecendo com estes equipamentos? Para o engenheiro mecânico e consultor Heraldo Melo, o déficit de mão de obra capacitada para atender aos elevadores instalados é o maior responsável ao, praticamente, obrigar que as manutenções não sejam preventivas, mas corretivas: “Ao deixar de avaliar o equipamento para detectar eventuais problemas e corrigí-los preventivamente, eles acabam parando mais vezes, o que pode levar a acidentes”, afirma. Ele diz que em um condomínio residencial de porte médio, para a realização de uma manutenção preventiva em que se avaliem componentes, se façam testes, se observem ruídos, se lubrifique etc., seria necessário meio dia do técnico. Como eles têm um número grande de elevadores para atender em um único dia, na prática, as suas idas ao prédio são para atender a uma solicitação de correção. “Com isso, falta tempo para a manutenção preventiva”. Sindicato investe em formação para diminuir déficit de mão de obra qualificada O presidente do Sindicato das Empresas de Conservação, Manutenção e Instalação de Elevadores do Estado do Rio de Janeiro (Secmierj), Fernando Tupinambá, confirma que o Rio tem mais de 65 mil elevadores instalados e aproximadamente 70 empresas habilitadas a prestar serviços de manutenção no GEM – Gerência de Engenharia Mecânica, da Rio Luz, órgão municipal que tem a responsabilidade de regulamentar e licenciar as empresas fabricantes, instaladoras e conservadoras de transporte vertical. E ele acrescenta outro fator a agravar a situação, que é a defasagem entre as tecnologias em uso. “Ainda há muitos equipamentos analógicos convivendo com os digitais. Os técnicos habilitados a atender os elevadores a relé, por exemplo, estão se aposentando. Quem segue trabalhando nem sempre consegue acompanhar as inovações. É preciso que os usuários se conscientizem de que estes equipamentos têm uma vida útil de 20 anos e que passada esta idade devem ser modernizados. Um elevador novo representa melhor funcionalidade, segurança e ainda economia de energia elétrica”, explica. Sobre a falta de mão de obra qualificada, Tupinambá diz que a formação e a qualificação para o setor devem ser encaradas como prioridade de todo o empresário do segmento de assistência técnica de transporte vertical. Destaca uma iniciativa, pioneira em nosso país, que já está dando seus primeiros frutos. É a parceria público privada firmada entre o SECMIERJ e a Secretaria de Estado de Ciência e Tecnologia do Estado do Rio de Janeiro, que controla a FAETEC – Fundação de Apoio à Escola Técnica, para ofertar o Curso de Especialização Técnica de Nível Médio em Eletromecânica de Manutenção de Elevadores. A formação, em nível de especialização, utiliza a metodologia dual escola-empresa, em que a teoria é desenvolvida na escola e a parte prática na empresa. A unidade da FAETEC escolhida para receber este projeto foi a Escola Técnica Engenheiro Silva Freire, localizada em Deodoro. A segunda turma já está sendo selecionada e o curso terá início no mês de abril. A parceria é um esforço das empresas de conservação de elevadores e as empresas fornecedoras de peças, para contribuir com a formação de nível técnico de uma nova geração de profissionais, que já sai do curso com o seu registro no CREA-RJ. Outra ação importante que o SECMIERJ vem realizando, ainda no intuito de contribuir para a melhoria do atendimento das conservadoras, é o Fórum Permanente de Elevadores do Estado do Rio de Janeiro, que congrega empresas de assistência técnica em elevadores, consultores técnicos, administradoras de imóveis, síndicos, órgãos de fiscalização do segmento, sempre com temas de interesse com o objetivo de informar e orientar. Este ano, o evento acontecerá em abril e terá como tema segurança. Escolha a empresa certa e seja chato O presidente do Sindicato alerta que o síndico é responsabilizado se assinar contrato com empresa não habilitada no GEM, destacando que há três qualificações nesta habilitação: a que pode instalar, a que pode conservar e a que pode fazer as duas coisas. “As empresas de conservação não estão habilitadas a fazer modernização de elevadores. Muitos síndicos não sabem disto”, orienta. Ao selecionar uma empresa, Tupinambá aconselha a prestar atenção no preço, abaixo do praticado pela média do mercado. “A manutenção de elevadores é cara”, diz. Ele também chama a atenção para a necessária formalização da relação com a empresa. “Tudo deve estar acordado em um contrato formal e este deve ser respeitado por ambas as partes”, enfatiza, lembrando o caso de um síndico que fez contato com uma empresa dizendo que pagou 50 reais para uma pessoa e ela pôs o elevador para funcionar. “A situação caracteriza quebra unilateral de contrato. Cabe denúncia ao GEM e processo por danos morais. Só a empresa de conservação com contrato vigente pode atuar no elevador. Se não tem confiança na empresa, deve cancelar o contrato, respeitando as cláusulas estabelecidas para isto e buscar outra empresa”, diz. O consultor Heraldo Melo acrescenta que não há mágica e que diante da situação os síndicos devem ter muito cuidado ao selecionar uma empresa e durante o contrato ser exigente. “O síndico deve ser muito vigilante, chato mesmo, com a empresa de manutenção. Escutou um barulho, o elevador está sacudindo, chama a empresa de manutenção responsável. Se disserem que passarão na próxima semana, diga que devem vir logo, pois em caso de acidente responderá por isto solidariamente, quando não isoladamente. No caso da jovem do Copacabana, por exemplo, o porteiro responderá, será avaliada se a empresa responderá, mas certamente o síndico será responsabilizado. Ele tem responsabilidade civil e criminal sobre tudo o que acontece no condomínio e como responsável deve fazer pressão, pois elevador só cai se é mal mantido”, conclui. Evite acidentes Somente a empresa responsável pela manutenção do equipamento e o Corpo de Bombeiros estão habilitados a realizar a retirada de pessoas presas em elevadores parados. O porteiro deve apenas conversar, do lado de fora, para acalmar a pessoa que ficou presa, enquanto aguardam a chegada de quem pode, com segurança, fazer o resgate.   O Corpo de Bombeiros dá dicas para os usuários e condôminos em geral não se acidentarem: – Verificar se a cabine chegou antes de entrar na porta do elevador. – Não exceder a capacidade máxima de passageiros. – Não tente parar o fechamento das portas com algo, incluindo mãos, pés, bengalas, etc. – Utilize as escadas se houver incêndio ou outra situação que poderá levar a uma interrupção no fornecimento de energia. – Entre e saia cuidadosamente. Passageiros próximos às portas devem se mover primeiro. – Fique atento às portas, mantenha roupas e o que carregar longe delas. – Se as portas não abrirem quando o elevador parar, aperte o botão ABRIR PORTA. Se as portas ainda não abrirem, toque o botão de ALARME e use o telefone ou intercomunicador. Aguarde até que uma pessoa qualificada possa atendê-lo.   Proteja-se se o elevador parar entre andares: – Aperte ou puxe o botão de ALARME para chamar assistência. – Telefone para solicitar ajuda, se o telefone estiver disponível. – Um intercomunicador ou um alto falante também podem estar disponíveis. – Siga as instruções para o uso. – Não force a abertura da porta do elevador. – Não tente sair do elevador. – Seja paciente, a ajuda está a caminho. – Você está seguro e há bastante ar.   Sinalização obrigatória Condomínios estão obrigados a manterem nos halls de elevadores placas com os dizeres “Aviso aos passageiros: antes de entrar no elevador, verifique se o mesmo encontra-se parado neste andar” – Lei No 7326 de 7 de Julho de 2016.  

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Administração preventiva: como e por que fazer?

No cotidiano de um condomínio o que não faltam são imprevistos. Mas é possível reduzir as ocorrências investindo em prevenção. Um planejamento de ações, um cronograma de manutenção, o estabelecimento de metas e o provisionamento a partir de uma poupança específica são itens que colaboram com as finanças do condomínio, trazem segurança e tranquilidade à administração. A gestora do Lowndes Síndica, Keila de Oliveira, destaca que o trabalho em condomínio pode ser pesado, se não houver planejamento e capacidade de antecipar-se prevenindo problemas. LR – O que é a administração preventiva para condomínios? Keila – A administração condominial cada vez mais se aproxima daquela realizada pelas empresas no que diz respeito à gestão de negócio. A diferença é que o “negócio” em condomínio, o lucro que se almeja, é o bem estar dos condôminos e moradores e a valorização do patrimônio. O síndico atual deve ter uma visão empresarial. Planejar e pensar a curto, médio e longo prazo. Um pensamento largo, a partir de uma avaliação das reais demandas, com o estabelecimento de prioridades e a gestão e otimização dos recursos existentes. LR – A manutenção preventiva está incluída neste processo? Keila – É comum que ao se falar em administração preventiva as pessoas remetam ao tema manutenção. Mas, este é um item dentre os vários outros. Em condomínio tem um peso enorme, mas não é único. Mesmo dentro dele, se pensarmos em gestão de contratos, por exemplo, vemos que o universo é maior. Não é somente a gestão de manutenções, financeira e de pessoal, mas de tudo junto, é o conjunto que compõe o processo. LR – Que itens, então, compõem a administração preventiva? Keila – Primeiramente, não se faz uma administração deste tipo sem um check list predial, uma análise prévia do condomínio. Nesta avaliação devem estar contidos o perfil do edifício, sua idade e seus aspectos estruturais, localização e o status de seus usuários, além dos objetivos destes, serviços, equipamentos, quadro de pessoal, contratos, além da mensuração de consumos, entre outros. Quanto mais abrangente e detalhado for o check list, melhor. É ter um raio x para nortear as ações a partir das reais necessidades, permitindo priorizar as emergenciais e planejar as melhorias. LR – É um trabalho enorme. Um imenso painel imenso. O que não pode faltar? Keila –  Partindo do básico, manter o condomínio constantemente organizado, limpo e com aparência de bem conservado; contratação e controle dos contratos das manutenções preventivas de todos os equipamentos: de interfones a gerador, passando por portões automáticos, bombas e jardins, e outros. Não esquecendo das limpezas obrigatórias de reservatórios, caixas de esgoto, dedetizações, etc, e também as pequenas manutenções como troca de lâmpadas e demais itens. Provisionamento para os diversos itens sazonais e de manutenção, seja um 13o salário ou férias, e até uma possível demissão, manutenções estratégicas e planejadas, como reformas de fachada, modernização de elevadores. Monitoramento de gastos, consumos e despesas pequenas, assim como o acompanhamento constante da conta do condomínio, para um efetivo controle contábil, permitindo ajuste, sinalizando para racionalização de custos. A lista é extensa. Uma ação fundamental é a de preparar os empregados para realizar o check list dos itens cuja manutenção é mais frequente no prédio. Um formulário com estas checagens que, dependendo do item pode ser diária, mensal, semestral ou anual é uma ferramenta de administração imprescindível ao síndico. LR –  Quanto tempo leva para se conseguir uma avaliação deste nível e como ela pode ser feita? Keila – O tempo varia de caso para caso. Mas, geralmente, faz-se nas primeiras semanas em que se assume um condomínio. Há instrumentos próprios para realizar esta avaliação. Um formulário padrão de check list de entrada, por exemplo, e ainda a documentação básica, própria de um condomínio, que são a previsão orçamentária, as atas de assembleias, os contratos e etc. De qualquer forma, o estudo de tudo isto e o planejamento é melhor executado quando se tem experiência em administração de condomínios. Hoje já não é possível administrar condomínio sem o suporte de uma administradora e as melhores dispõem de consultores de condomínios, com formação específica e experiência para auxiliar o síndico nesta tarefa. Pois, ainda que tenha uma formação em uma das áreas fundamentais da administração condominial, como direito, gestão de recursos humanos, finanças ou engenharia civil, é pouco provável que tenha experiência em todas elas. Com o suporte de uma administradora se dispõe de toda esta gama de profissionais que atendem exclusivamente a condomínios. E já está previsto nos serviços que oferecem a administração preventiva. Do ponto de vista de seu negócio, a previsibilidade para reduzir, ao máximo, problemas que venham a afetar a percepção da qualidade do seu atendimento é fundamental. Esta administração preventiva é a base dos serviços Lowndes, o Lowndes Síndica e o Lowndes Síndica Operacional, assim como o pacote que integra os dois no atendimento ao condomínio. É a melhor forma de garantir uma parametrização e um padrão de qualidade no atendimento ao condomínio: conhecimento dos problemas, dos anseios, dos recursos e planejamento do que será feito, a partir de prazos específicos. LR – O que está previsto nestes serviços? Keila –  Pactuando com o condomínio, todo o trabalho é realizado com o respaldo da administradora, em uma gestão baseada em diagnóstico predial. Iniciamos com uma vistoria prévia, que é baseada num check up predial e administrativo, onde fazemos um raio x do condomínio para verificar características, forma de gestão e correções a serem feitas. Baseados nos relatórios e diagnósticos desta primeira etapa, apresentamos em assembleia um planejamento de ações, elencando as prioridades x previsão orçamentária, para que seja traçado um cronograma de ações passíveis de serem realizadas. A solução tem sido muito procurada devido a falta de condôminos dispostos a assumir a função de síndicos, mas também por uma maior compreensão da complexidade e do alto grau de responsabilidade, inclusive jurídica, que recai sobre o síndico. É um suporte que oferece maior segurança para a administração condominial.

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Guarda de documentos

Preservar a memória do condomínio é medida preventiva que também auxilia no planejamento de ações futuras É enorme o número de documentos que circulam em uma administração condominial. São contratos, comprovantes fiscais, trabalhistas e uma infinidade de outros, muitos deles com obrigação de guarda por décadas e até para sempre. Não dar atenção a esta que é uma das responsabilidades do síndico, é arriscar-se a ter dores de cabeça. Sem a preservação, guarda e organização destes documentos, o que fazer em casos de fiscalização trabalhista ou fiscal? Sem as plantas construtivas e de obras anteriores, como prevenir-se de acidentes, sejam em consequência de perfurações de tubulação de água, luz ou gás, seja resultado de sobrepeso, por exemplo, como nos casos de alterações de varanda, com fechamentos e colocação de churrasqueira e outros objetos, cada dia mais comuns? Quem tem um cuidado especial com tema relata os muitos benefícios de se ter um arquivo à mão. Para além do cumprimento de uma obrigatoriedade, estes síndicos fazem de seu acervo um importante aliado da boa administração. Nenhuma obra é feita sem prévia consulta ao arquivo no Canova Andréa Caloni, síndica do Edifício Canova, na Barra da Tijuca, acaba de comprar mais uma estante para o arquivo do condomínio que não para de crescer. “É muito papel”, diz. O condomínio tem a felicidade de dispor de todas as plantas, projetos realizados, além de documentos fiscais e trabalhistas, organizados em uma sala própria, com estantes repletas de pastas e caixas etiquetadas, além de índice colorido, afixado sobre um dos gaveteiros, para ajudar a encontrar facilmente o que se procura. Há pastas até para cada prestador de serviço. “É uma importante fonte de consulta antes de realizarmos qualquer obra. É a mão de obra, os materiais, o que foi feito e de que forma”, detalha, dizendo que são informações úteis até para o acompanhamento do fiel cumprimento das cláusulas dos diversos contratos firmados. “De todas as formas, o arquivo tem sito muito mais útil do que poderia supor”. A síndica destaca que a memória do prédio é também a de todos os seus proprietários e conta que, recentemente, realizou o recadastramento de todos os condôminos, confirmando, atualizando ou cobrando, quando necessário, a documentação de cada unidade. “É um trabalho importante. Uma moradora precisou de um documento de seu imóvel e como não tinha foi possível socorrê-la a partir do arquivo do condomínio. Nem sempre a pessoa tem o conhecimento de que um dia será preciso utilizar um documento velho, mas há muitos que devem ser guardados para toda vida”, diz. Além do arquivo em papel, o condomínio também tem toda documentação do edifício, inclusive plantas dos apartamentos, em mídia digital. A síndica conta que o condomínio também guarda livros de protocolo de entrega de correspondência e de ocorrência. “Um arquivo completo é um relato fidedigno da história do prédio dia a dia. Informação fundamental não apenas para cumprir com uma norma, mas, por exemplo, quando uma gestão é substituída por outra. Aqui, ninguém assume no escuro”, destaca Andrea, contando que a organização do arquivo do Canova foi feito por uma moradora em gestão passada e que as que se sucederam, desde então, se comprometem em mantê-lo desta forma. Assessoria especializada e recuperação de acervo no Missões No condomínio Missões, no Cosme Velho, toda a documentação foi organizada por uma experiente profissional de administração de condomínio. Serviço iniciado em 2002 e mantido até hoje. “Já estou em outro ramo, mas o carinho pelo condomínio e pelo trabalho que fiz me mantêm cuidando do acervo do Missões”, afirma Carmem Lúcia Pinto de Oliveira, responsável pelo arquivo do condomínio. Tudo foi feito em três etapas: organização de documentação, que incluiu a recuperação junto à prefeitura de algumas plantas e a passagem das estantes de madeira para as de metal. Mais recentemente, foi criado ainda um controle para o acesso dos condôminos aos documentos. É que o condomínio optou por, em caso de solicitação, fazer cópia do documento, em vez de entregar ao morador o original. “Com esta medida, elimina-se o risco de ter uma planta, por exemplo, perdida ou danificada”, defende. Para a síndica Maria Salete Lopes Paulo, dispor de um acervo tão cuidado faz muita diferença. “Primeiramente, os documentos ficam centralizados na administração e não na casa da síndica. Depois, logo que chega um documento, qualquer que seja, ou, então quando se precisa de algum deles, a pessoa já sabe se localizar. Guarda e consulta são fáceis de fazer”, diz, acrescentando que somente a arquivista e o pessoal do conselho tem acesso direto ao arquivo e, assim mesmo, com o prévio conhecimento dela. Ela diz que o trabalho da profissional deu tranquilidade à administração, pois foi ela quem cuidou do restauro de alguns documentos e também da pesquisa que levou a encontrar em órgãos públicos aqueles que faltavam. “O edifício é antigo e foi preciso resgatar parte do acervo na prefeitura. Algumas exigiram um trabalho de restauração. Mas, a massa documental do condomínio hoje é completa, organizada e mantida com precisão”, afirma Carmem. “É uma segurança para mim e também para o condomínio. Seria impossível imprimir transparência as minhas gestões sem este arquivo”, completa Maria Salete, ressaltando ainda o suporte que pode prestar aos moradores. “É muito comum que venham buscar aqui documentos que ajudem a comprovar pagamento, ou plantas para execução uma obra”, completa. Serviço e espaço físico terceirizado no Victor Hugo E se manter um arquivo do porte do Missões ou do Canova exige tempo e espaço físico, coisas difíceis de se conseguir atualmente, há a opção de terceirizar o serviço de preservação da memória do condomínio. O síndico José Antônio Marques da Mata, do Edifício Victor Hugo, em Botafogo, faz questão de ter toda a documentação organizada, mas por falta de um local onde guardar, utiliza o serviço da administradora. “Já tem uns 10 anos que este item do condomínio é cuidado fora do prédio”, conta. O síndico destaca que o volume de documentos é muito grande e que mesmo hoje, quando os comprovantes anuais permitiram reduzir este número, há muitos outros que precisam ser guardados um a um, como é o caso de atas, de impostos, controles referentes aos empregados e uma série de outros. “Lá temos tudo guardado e separado por item, data, tudo direitinho. Mesmo os do dia a dia. E, quando a pasta de prestação de contas chega, por exemplo, a pasta digital já me permitiu ver os documentos através do site. Então acompanho sempre de perto esta questão da documentação do condomínio”, diz, contando que até para as manutenções recorre ao arquivo. “É fundamental acessar o que está previsto em contrato, periodicidade de visitas etc. Sem este controle ficaria difícil cobrar o correto cumprimento do que contratamos”, diz. Ele defende que dispor da história preservada é essencial para todas as partes envolvidas. “Já houve uma questão de família de um morador que precisou comprovar pagamento de período há muito passado e tínhamos este comprovante no acervo, o que nos permitiu ajudá-lo”, conta José Antônio. Um arquivo para chamar de seu Na Lowndes, o departamento responsável pelo serviço de arquivo terceirizado é o Apoio, o mesmo que cuida da organização, distribuição e controle das pastas dos condomínios. “Independente dos arquivos que mantemos, que são aqueles relativos à prestação de contas e os de pessoal, oferecemos a organização e a guarda do acervo para condomínios”, diz Márcia Luana, supervisora do Apoio. O grande diferencial do serviço, além do espaço físico, é o conhecimento dos profissionais que operacionalizam a atividade para os clientes. “Todos são capacitados e fazem exclusivamente isto. Ou seja, tem experiência e facilidade para organizar, acompanhar e criar mecanismos de acesso rápido, de tudo aquilo que é realmente necessário, dentro da periodicidade específica determinada para cada documento”, detalha, acrescentando que serviço semelhante é oferecido também para os clientes de locação. “Dispor de espaço em casa é cada dia mais difícil e, por isso, a guarda do documento físico torna-se um problema”, diz a supervisora que destaca ainda o ambiente adequado para a guarda. “O espaço é arejado e cuidado para evitar mofo, traças etc., pois não basta guardar; é preciso que os documentos sejam mantidos em bom estado de conservação”. São corredores de estantes, do chão ao teto, com pastas, canudos, livros, uma verdadeira biblioteca, em ambiente com ar refrigerado 24 horas, com a equipe trabalhando logo ali, na antessala, cuidando para que tudo se mantenha pronto para consulta em caso de necessidade. “Os documentos de prestação de contas não são descartados. Os de DP são acompanhados de acordo com a data prevista na legislação, mas quando chega o período previsto para o descarte, eles passam ainda por uma análise e uma consulta ao supervisor de pessoal e a diretoria, pois há situações em que se avalia que é melhor mantê-los por mais tempo”, conta. O cuidado se estende a todos os condomínios atendidos pela administradora, mesmo para aqueles que dispõem de arquivo próprio. “É comum que ao receber um novo cliente, ele não tenha tudo organizado com o grau de detalhamento com que trabalhamos. Assim, avaliamos o material recebido, destacando e cobrando o que falta, de modo a completar o acervo e ordenar tudo”. É com base neste criterioso trabalho que as mídias digitais são preparadas e entregues anualmente aos condomínios, conforme determinação da Receita Federal. É obrigação dos condomínios disponibilizarem em arquivo digital dados e informações fiscais e trabalhistas para entrega à fiscalização quando solicitado. “Uma obrigação a qual nenhum condomínio está isento e uma demanda realizada pelas administradoras, mas que nem todas elas cumprem. Aqui, os dados relativos a cada exercício são compilados, já validados, e gravados em CD, para que fique no condomínio à disposição de eventual fiscalização. Ele é acompanhado do Relatório de Resumo da Validação de Arquivo, que confirma o conteúdo do CD, bem como o Recibo de Entrega de Arquivos Digitais, devidamente assinado pelo Contador e pelo Responsável Técnico pela geração dos arquivos. Estes documentos devem ser guardados com o CD, para, numa eventual fiscalização, serem apresentados ao fiscal que assinará o recibo dando ao condomínio, o comprovante da entrega do CD ao fiscal”, conclui.

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Hora de colher os frutos

Célia Regina Gomes é síndica do Condomínio Botafogo Easy Way, em Botafogo por quatro gestões. Ao longo deste tempo vem fazendo muitas melhorias na área social, de segurança e de manutenção, mas o seu grande foco é a administração de pessoal na qual realizou uma verdadeira revolução. O resultado é um novo comportamento, mais profissional, com efetivo aumento da qualidade de atendimento ao edifício. “Levou tempo, deu muito trabalho, mas hoje colhemos os frutos que plantamos”, comemora. Para a síndica, o funcionamento dos edifícios não pode mais ser o residencial, mas o empresarial. “Não cabe mais paternalismo de qualquer espécie. Toda a abordagem precisa ser profissional”, afirma. E é desta forma que imprime excelência ao condomínio. Quando diz que o trabalho foi grande não está brincando. A reestruturação do quadro envolveu a redução do número de funcionários e a troca de vários outros, a instalação de ponto biométrico e de sistema informatizado de controle de acesso, com a criação de clausura, um recuo fechado que permite maior segurança na identificação antes da liberação do acesso de pessoas, e portão estepe na garagem que funciona da mesma forma, e de troca de informação entre síndica, conselheiros e colaboradores, por whatsapp, via wi-fi. Tudo feito para modernizar e dar pleno funcionamento ao edifício, com qualidade, agilidade e praticidade. “O maior desafio é sempre aquele que envolve pessoas”, diz, contando que, depois de formar a equipe, um grupo de 12 colaboradores, foi preciso ainda unir todos em torno de um mesmo ideal. Um processo de mudança de mentalidade, com o objetivo de profissionalizar o atendimento ao condomínio. E, conforme ia vencendo as resistências, ia também ampliando e melhorando benefícios, dando a contrapartida que considera necessária. “É a sinergia com o foco da administração, que deve ser o fio condutor. Eles são a alma do prédio, o nosso cartão de visitas, e é fundamental que tenham este entendimento”, diz. Neste sentido, também mudou a administradora. “Sou empresária e foi esta experiência que quis trazer para cá. Condomínio não visa lucro, mas é preciso considerá-lo, substituindo-o por bem estar, e todos os envolvidos devem estar em sintonia com este objetivo”, defende. Em paralelo, a este primeiro grande desafio, empreendeu o que considera outro de igual tamanho. Foi, aos poucos, montando um catálogo de bons prestadores de serviços para o atendimento das necessidades do Botafogo Easy Way. “Não foi fácil. Mas necessário. Dependemos das pessoas, e de pessoas que sejam profissionais capazes de fazer as coisas acontecerem. Mas depois que você consegue isto, tudo flui”, completa Célia. Pessoas e qualidade de serviços em primeiro lugar A preocupação da síndica com contatos de bons prestadores de serviço deve-se a seu foco na manutenção preventiva. O laudo de autovistoria foi um norte e ela vem liquidando aos poucos os pontos apontados. “Tudo sempre sem cotas extras, que é uma política que temos, um projeto de gestão”, afirma. Além das pequenas ações sinalizadas pelo laudo, o condomínio atualmente tem apenas a reforma de fachada como obra a empreender. “Esta, lamentavelmente, não dá para ser sem cota extra”, diz. Ela segue com rigor a periodicidade determinada para manutenção específica dos itens que compõem o edifício. E, além deste cuidado, investe também na área social. A síndica investiu, criou uma brinquedoteca, refez o home teather e melhorou a sala de ginástica, modernizando os equipamentos. Também adotou piso tipo estado de borracha drenante em todos os ambientes de piscina e sauna. A segurança foi melhorada com um sistema de acesso digital e a entrada e saída de veículos controlada por TAG. “Também mexemos na estrutura física, pois não tínhamos espaço para fazer a divisão no acesso de visitantes e prestadores de serviço, o que fragilizava a segurança”, detalha. Com a criação de uma servidão na lateral, ela aproveitou para cadastrar todo mundo, até familiares e empregadas dos moradores, e adotou um identificador de digital. Isto permite que, ao chegar ao edifício, morador, visitante ou empregado doméstico cadastrado pode apenas colocar o dedo no identificador para abrir o portão da entrada social. A iniciativa, aprovada em assembleia, teve um primeiro momento que foi o de fazer um caixa específico para isso. “Mas valeu a pena. Hoje temos mais segurança e também praticidade, com um acesso mais rápido e com controle efetivo”, afirma. O sistema por TAG ajuda até no controle de quantidade de veículos por vagas. E, com ele, foi possível ficar sem dois porteiros noturnos. “Para completar, ainda criamos um portão estepe que só funciona se o outro quebrar”, detalha a síndica, explicando que, no final, o investimento acabou sendo pago somente com a redução da folha de pessoal. A modernidade é algo de que Célia não abre mão e foi por isso que adotou o uso de smartphones e wi-fi para a gerência e a supervisão, a fim de permitir comunicação instantânea e de baixo custo, com a troca de imagens e mensagens entre eles e diretamente com a síndica e conselheiros, o que facilita a tomada de decisão. As ferramentas não são utilizadas com os condôminos, pois considera que o e-mail é uma garantia do registro das trocas que, dependendo da relevância, são arquivadas na pasta do morador. A transparência e a franqueza nas relações é outro aspecto valorizado pela síndica no trato com os condôminos e com os empregados. “Aqui não tem desvio de função. Todos compreendem que não trabalham para o morador, mas para uma empresa, que é o condomínio. Não há lavagem de carro, por exemplo, ou qualquer outra atividade que misture as coisas”, diz. Isto, junto à abertura ao diálogo permanente, tem feito diferença e o resultado é dos mais positivos. “Convidamos a uma relação de parceria. No caso dos empregados, especialmente, tanto com o síndico quanto com os integrantes do conselho”, afirma, dizendo que a maior satisfação agora é ver a equipe dirigir-se a ela de igual para igual, sem medo e com uma postura autoconfiante. “Eles me dão um feedback do que acontece no prédio e é uma fala segura, de quem tem ciência de seu papel, sem uma conotação negativa sobre isto. Não são submissos. São subordinados, mas profissionais em serviço, respondendo por suas funções. Sem sentimentos de inferioridade. Este é o resultado de se investir em relações menos paternalistas. Aqui, todos somos profissionais em serviço e ponto”, afirma. Para Célia, é motivo de satisfação vê-los cruzar com moradores, ou qualquer outra pessoa e dar um bom dia com um sorriso no rosto. “Isto demonstra que o caminho que tomamos está certo. Parte deste bom astral está no fato de terem entendido que são a base de todas as ações, inclusive as de economia. Ao verem que os recursos resultantes da qualidade de seu trabalho está sendo convertido em benfeitorias, ficam também satisfeitos, como eu. São pequenas melhorias, mas constantes. E compreenderem a relação do trabalho deles com isto é uma vitória”, comemora, acrescentando que aprovou em assembleia que toda e qualquer decisão sobre empregados só pode ser tomada em reunião com o conselho, reduzindo ainda mais a possibilidade de personalismos nas relações. “Qualquer coisa, mudança de horário, demissão, concessão de benefício ou abono. Nada nunca fica a cargo de um só”. Ela defende que ser síndica não é mais só uma questão de ter tempo livre, que os edifícios se modernizaram e as gestões devem acompanhar. E sua administração vem dando exemplos disso. “Não há mais espaço para amadores. O perfil do morador também mudou. Hoje existem dois tipos principais, o jovem que anseia por serviços e praticidade e os que não têm vivencia de condomínio. São anseios e necessidades muito diferentes. Compatibilizar isto torna a administração algo delicado. Não é apenas a complexidade, mas a delicadeza para lidar com as situações humanas, a grande dificuldade que está posta para o síndico. Hoje posso dizer que grande parte do trabalho está feito e podemos colher os frutos, mas a mais sensível é cotidiana e segue diariamente nos impondo desafios. Mas gosto disso”, conclui.

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