Atualidade

Guarda de documentos

Preservar a memória do condomínio é medida preventiva que também auxilia no planejamento de ações futuras

É enorme o número de documentos que circulam em uma administração condominial. São contratos, comprovantes fiscais, trabalhistas e uma infinidade de outros, muitos deles com obrigação de guarda por décadas e até para sempre. Não dar atenção a esta que é uma das responsabilidades do síndico, é arriscar-se a ter dores de cabeça. Sem a preservação, guarda e organização destes documentos, o que fazer em casos de fiscalização trabalhista ou fiscal? Sem as plantas construtivas e de obras anteriores, como prevenir-se de acidentes, sejam em consequência de perfurações de tubulação de água, luz ou gás, seja resultado de sobrepeso, por exemplo, como nos casos de alterações de varanda, com fechamentos e colocação de churrasqueira e outros objetos, cada dia mais comuns? Quem tem um cuidado especial com tema relata os muitos benefícios de se ter um arquivo à mão. Para além do cumprimento de uma obrigatoriedade, estes síndicos fazem de seu acervo um importante aliado da boa administração.

Nenhuma obra é feita sem prévia consulta ao arquivo no Canova

Andréa Caloni, síndica do Edifício Canova, na Barra da Tijuca, acaba de comprar mais uma estante para o arquivo do condomínio que não para de crescer. “É muito papel”, diz. O condomínio tem a felicidade de dispor de todas as plantas, projetos realizados, além de documentos fiscais e trabalhistas, organizados em uma sala própria, com estantes repletas de pastas e caixas etiquetadas, além de índice colorido, afixado sobre um dos gaveteiros, para ajudar a encontrar facilmente o que se procura. Há pastas até para cada prestador de serviço. “É uma importante fonte de consulta antes de realizarmos qualquer obra. É a mão de obra, os materiais, o que foi feito e de que forma”, detalha, dizendo que são informações úteis até para o acompanhamento do fiel cumprimento das cláusulas dos diversos contratos firmados. “De todas as formas, o arquivo tem sito muito mais útil do que poderia supor”.

A síndica destaca que a memória do prédio é também a de todos os seus proprietários e conta que, recentemente, realizou o recadastramento de todos os condôminos, confirmando, atualizando ou cobrando, quando necessário, a documentação de cada unidade. “É um trabalho importante. Uma moradora precisou de um documento de seu imóvel e como não tinha foi possível socorrê-la a partir do arquivo do condomínio. Nem sempre a pessoa tem o conhecimento de que um dia será preciso utilizar um documento velho, mas há muitos que devem ser guardados para toda vida”, diz.

Além do arquivo em papel, o condomínio também tem toda documentação do edifício, inclusive plantas dos apartamentos, em mídia digital. A síndica conta que o condomínio também guarda livros de protocolo de entrega de correspondência e de ocorrência. “Um arquivo completo é um relato fidedigno da história do prédio dia a dia. Informação fundamental não apenas para cumprir com uma norma, mas, por exemplo, quando uma gestão é substituída por outra. Aqui, ninguém assume no escuro”, destaca Andrea, contando que a organização do arquivo do Canova foi feito por uma moradora em gestão passada e que as que se sucederam, desde então, se comprometem em mantê-lo desta forma.

Assessoria especializada e recuperação de acervo no Missões

No condomínio Missões, no Cosme Velho, toda a documentação foi organizada por uma experiente profissional de administração de condomínio. Serviço iniciado em 2002 e mantido até hoje. “Já estou em outro ramo, mas o carinho pelo condomínio e pelo trabalho que fiz me mantêm cuidando do acervo do Missões”, afirma Carmem Lúcia Pinto de Oliveira, responsável pelo arquivo do condomínio. Tudo foi feito em três etapas: organização de documentação, que incluiu a recuperação junto à prefeitura de algumas plantas e a passagem das estantes de madeira para as de metal. Mais recentemente, foi criado ainda um controle para o acesso dos condôminos aos documentos. É que o condomínio optou por, em caso de solicitação, fazer cópia do documento, em vez de entregar ao morador o original. “Com esta medida, elimina-se o risco de ter uma planta, por exemplo, perdida ou danificada”, defende.

Para a síndica Maria Salete Lopes Paulo, dispor de um acervo tão cuidado faz muita diferença. “Primeiramente, os documentos ficam centralizados na administração e não na casa da síndica. Depois, logo que chega um documento, qualquer que seja, ou, então quando se precisa de algum deles, a pessoa já sabe se localizar. Guarda e consulta são fáceis de fazer”, diz, acrescentando que somente a arquivista e o pessoal do conselho tem acesso direto ao arquivo e, assim mesmo, com o prévio conhecimento dela. Ela diz que o trabalho da profissional deu tranquilidade à administração, pois foi ela quem cuidou do restauro de alguns documentos e também da pesquisa que levou a encontrar em órgãos públicos aqueles que faltavam. “O edifício é antigo e foi preciso resgatar parte do acervo na prefeitura. Algumas exigiram um trabalho de restauração. Mas, a massa documental do condomínio hoje é completa, organizada e mantida com precisão”, afirma Carmem. “É uma segurança para mim e também para o condomínio. Seria impossível imprimir transparência as minhas gestões sem este arquivo”, completa Maria Salete, ressaltando ainda o suporte que pode prestar aos moradores. “É muito comum que venham buscar aqui documentos que ajudem a comprovar pagamento, ou plantas para execução uma obra”, completa.

Serviço e espaço físico terceirizado no Victor Hugo

E se manter um arquivo do porte do Missões ou do Canova exige tempo e espaço físico, coisas difíceis de se conseguir atualmente, há a opção de terceirizar o serviço de preservação da memória do condomínio. O síndico José Antônio Marques da Mata, do Edifício Victor Hugo, em Botafogo, faz questão de ter toda a documentação organizada, mas por falta de um local onde guardar, utiliza o serviço da administradora. “Já tem uns 10 anos que este item do condomínio é cuidado fora do prédio”, conta.

O síndico destaca que o volume de documentos é muito grande e que mesmo hoje, quando os comprovantes anuais permitiram reduzir este número, há muitos outros que precisam ser guardados um a um, como é o caso de atas, de impostos, controles referentes aos empregados e uma série de outros. “Lá temos tudo guardado e separado por item, data, tudo direitinho. Mesmo os do dia a dia. E, quando a pasta de prestação de contas chega, por exemplo, a pasta digital já me permitiu ver os documentos através do site. Então acompanho sempre de perto esta questão da documentação do condomínio”, diz, contando que até para as manutenções recorre ao arquivo. “É fundamental acessar o que está previsto em contrato, periodicidade de visitas etc. Sem este controle ficaria difícil cobrar o correto cumprimento do que contratamos”, diz. Ele defende que dispor da história preservada é essencial para todas as partes envolvidas. “Já houve uma questão de família de um morador que precisou comprovar pagamento de período há muito passado e tínhamos este comprovante no acervo, o que nos permitiu ajudá-lo”, conta José Antônio.

Um arquivo para chamar de seu

Na Lowndes, o departamento responsável pelo serviço de arquivo terceirizado é o Apoio, o mesmo que cuida da organização, distribuição e controle das pastas dos condomínios. “Independente dos arquivos que mantemos, que são aqueles relativos à prestação de contas e os de pessoal, oferecemos a organização e a guarda do acervo para condomínios”, diz Márcia Luana, supervisora do Apoio.

O grande diferencial do serviço, além do espaço físico, é o conhecimento dos profissionais que operacionalizam a atividade para os clientes. “Todos são capacitados e fazem exclusivamente isto. Ou seja, tem experiência e facilidade para organizar, acompanhar e criar mecanismos de acesso rápido, de tudo aquilo que é realmente necessário, dentro da periodicidade específica determinada para cada documento”, detalha, acrescentando que serviço semelhante é oferecido também para os clientes de locação. “Dispor de espaço em casa é cada dia mais difícil e, por isso, a guarda do documento físico torna-se um problema”, diz a supervisora que destaca ainda o ambiente adequado para a guarda. “O espaço é arejado e cuidado para evitar mofo, traças etc., pois não basta guardar; é preciso que os documentos sejam mantidos em bom estado de conservação”.

São corredores de estantes, do chão ao teto, com pastas, canudos, livros, uma verdadeira biblioteca, em ambiente com ar refrigerado 24 horas, com a equipe trabalhando logo ali, na antessala, cuidando para que tudo se mantenha pronto para consulta em caso de necessidade. “Os documentos de prestação de contas não são descartados. Os de DP são acompanhados de acordo com a data prevista na legislação, mas quando chega o período previsto para o descarte, eles passam ainda por uma análise e uma consulta ao supervisor de pessoal e a diretoria, pois há situações em que se avalia que é melhor mantê-los por mais tempo”, conta.

O cuidado se estende a todos os condomínios atendidos pela administradora, mesmo para aqueles que dispõem de arquivo próprio. “É comum que ao receber um novo cliente, ele não tenha tudo organizado com o grau de detalhamento com que trabalhamos. Assim, avaliamos o material recebido, destacando e cobrando o que falta, de modo a completar o acervo e ordenar tudo”. É com base neste criterioso trabalho que as mídias digitais são preparadas e entregues anualmente aos condomínios, conforme determinação da Receita Federal. É obrigação dos condomínios disponibilizarem em arquivo digital dados e informações fiscais e trabalhistas para entrega à fiscalização quando solicitado. “Uma obrigação a qual nenhum condomínio está isento e uma demanda realizada pelas administradoras, mas que nem todas elas cumprem. Aqui, os dados relativos a cada exercício são compilados, já validados, e gravados em CD, para que fique no condomínio à disposição de eventual fiscalização. Ele é acompanhado do Relatório de Resumo da Validação de Arquivo, que confirma o conteúdo do CD, bem como o Recibo de Entrega de Arquivos Digitais, devidamente assinado pelo Contador e pelo Responsável Técnico pela geração dos arquivos. Estes documentos devem ser guardados com o CD, para, numa eventual fiscalização, serem apresentados ao fiscal que assinará o recibo dando ao condomínio, o comprovante da entrega do CD ao fiscal”, conclui.