Atualidade

Planeje!

Preveja e organize a administração condominial e tenha uma gestão campeã em 2016

Todo final de ano é aquele aperto para fechar as contas. O que faltou fazer? O que poderia ter sido feito diferente? Aproveite as respostas e prepare-se para sair vitorioso neste ano de jogos olímpicos no Rio, que promete muitos obstáculos antes de se atingir a reta final. Crise política-econômica, eleições municipais, mudanças na cidade devido aos eventos olímpicos, tudo isto exigirá muita organização prévia. É hora de preparação.

Seguindo a experiência das empresas

Adotar um planejamento operacional pode fazer com que as respostas dadas agora sirvam para que, no final de 2016, tudo possa ser diferente. Esta é uma ferramenta de administração empresarial, que pode facilmente ser adaptada para o condomínio. O objetivo é comum: garantir transparência e correção nos processos, evitar perda de recursos, atrasos de trabalho, desperdício de tempo e de dinheiro. Além de organizar as rotinas, permite ao gestor manter o foco de sua atenção nos objetivos, tendo uma visão ampla do negócio. No caso do condomínio, a conservação, a qualidade dos serviços e a satisfação dos usuários em geral. E, é claro, a aprovação e o reconhecimento pelo trabalho realizado, traduzido em reeleição.

O primeiro grande foco do bom gestor é conseguir identificar e aproveitar oportunidades. Para tanto, é preciso conhecer muito bem o condomínio e a administração condominial. Com isto é possível responder a algumas questões de um planejamento: Quando adquirir recursos como materiais ou pessoas? Quanto tempo demora para se conseguir que vejam o resultado do investimento? Quanto será preciso investir?

O contexto macroeconômico é outro item importante. É preciso considerar inflação, juros, taxas, impostos e legislação: É uma boa época para começar um investimento? Como este contexto pode mudar e, com isso, influenciar o resultado esperado? Deve-se avaliar riscos e recompensas. O que pode acontecer ao longo de uma obra? Pode afetar a reserva de recursos ou a falta de materiais necessários? Quais atitudes podem ser tomadas?

Pode parecer muito detalhado, mas dá uma ideia geral do quanto a definição das ações é facilitada quando se consegue ter uma visão ampla das necessidades, dos riscos envolvidos, dos benefícios e das possíveis variáveis para a sua realização. E quanto mais complexa e onerosa a ação pretendida, mais valoroso será o planejamento operacional.

Ferramentas imprescindíveis

– Gestão de pessoas

“Todos que estão à frente de uma administração reconhecem: sem um bom time de funcionários, por mais que seja planejada, nenhuma ação funciona como deveria. É preciso identificar os talentos das pessoas que compõem a equipe: o que elas conhecem, quem elas conhecem e como são conhecidas. Colocando a pessoa certa no lugar certo, incluindo ações de estímulo, capacitação e treinamento, todas somarão para o resultado almejado. A relação com os demais contatos inerentes também merece atenção, como fornecedores, proprietários e locatários”, Ana Couto, coach e especialista em gestão de pessoas, da Lowndes.

– Previsão orçamentária

“Esta é uma ferramenta comum nos condomínios, mas que a partir de uma abordagem empresarial ganha outros contornos. O síndico deve planejar com antecedência, preparando uma previsão orçamentária adequada, para garantir o cumprimento do plano de trabalho, com capacidade de cobertura para os custos operacionais, inclusive impostos, reajustes de salário e aumento das contas das concessionárias. O diferencial é o entendimento mais amplo desta ação para a eficácia da gestão, usando a previsão como ferramenta para a melhor execução das atividades”, Catarina de Oliveira, Gerente de Qualidade da Lowndes.

– Atenção aos limites legais

“O planejamento deve considerar a legislação em vigor, políticas e procedimentos, no caso, a Constituição, o Código Civil, Art. 1331 ao Art. 1358, que concerne aos condomínios, a Convenção, o Regimento Interno, o que diz a consolidação das leis do trabalho e as convenções coletivas dos empregados em edifícios. Com o cruzamento de dados, a partir do e-Social e outras declarações já existentes, contemplar com correção a movimentação da contabilidade (débitos/créditos, entradas/saídas e saldos), incluindo as contas bancárias (extratos, recibos, depósitos, boletos, recursos em aplicação, juros, etc.). Assim o planejamento financeiro, é uma das ferramentas gerenciais que melhor resultado pode gerar para o necessário controle e transparência das finanças dos condomínios”, Paulo César, Contador da Lowndes.

Passo a passo

“Para sua elaboração, o primeiro passo é detalhar os custos reais do condomínio com: obrigações trabalhistas, contratos, concessionárias, seguros, etc. Depois, colocar estes dados em uma perspectiva de tempo, através do fluxo de caixa, adequando os custos à sazonalidade, ou seja, às variáveis ao longo do próximo exercício, considerando índices de inflação, inadimplência, dissídio coletivo dos empregados e outros itens que devem ser previstos. Esta planilha mensal demonstra o quanto é arrecadado e a expectativa de despesas, com detalhes, como gastos com fornecedores, funcionários, impostos e demais compromissos, cujo objetivo é fazer com que o condomínio arrecade regularmente cotas condominiais das unidades visando o pagamento dessas diversas despesas. Este instrumento permite também visualizar divergências que poderiam ter sido evitados, ou a evitar futuramente, e vislumbrar possibilidades de otimizar receitas, pensar em estratégias tanto para a economia de despesas quanto para a melhoria do fluxo de caixa. Vale lembrar que esta é uma das muitas atividades que uma boa administradora oferece a seus clientes, pois contribuiu com seu conhecimento técnico para a elaboração da principal ferramenta para constituição do planejamento financeiro eficaz do condomínio. Mas, para uma elaboração mais rápida e eficiente é importante que o síndico acompanhe todo o processo e mantenha comunicação constante com seu gerente. É do síndico o conhecimento mais profundo das rotinas e necessidades futuras do seu condomínio”, Marcelo Ribeiro, Consultor de Condomínio da Lowndes.

Check-lists: Uma lista do que fazer para gerir mais fácil as rotinas

Uma boa administração exige a disciplina de acompanhar a realização de pequenas tarefas cotidianas. Isto para poder corrigir os problemas assim que percebidos. Um check list é ainda de grande valor para a elaboração de relatórios de realizações, do próprio planejamento e para a aprovação de tudo isso junto aos condôminos.

No site da Lowndes, na área reservada para clientes, há check lists disponíveis para baixar e imprimir.

São listas de verificações diárias, item a item, formatadas como uma planilha, com espaço para anotações. Para sua correta utilização, um empregado deve ser instruído para executar a tarefa de percorrer o condomínio preenchendo os espaços com estas informações. Elas serão preciosas na hora de avaliar os eventos que se repetem anualmente, gastos maiores de acordo com cada época do ano, alterações nas despesas que devem ser previstas no planejamento, como demandas sazonais, como entrega de documentação legal – Dirf (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) para a Receita Federal, com informações sobre imposto de renda e retenções, RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) de todos os funcionários para o Ministério do Trabalho -, além de obrigações legais como limpezas de caixas d’água, dedetizações, vistoria dos para-raios, e ainda o clima das estações, optando por obras de pinturas e impermeabilizações em maio, depois da estação das chuvas, ou refrorma com os jardins na primavera, por exemplo.

Todas estas ferramentas são maneiras de manter o foco na qualidade da gestão, ponto a ponto, não deixando escapar nenhuma oportunidade, realizando mais com os recursos que dispõe e obtendo melhores resultados. O ano de 2016 promete e será melhor para quem estiver melhor preparado. Prepare-se, pois já vai ser dada a largada.