O peso que recai sobre a administração condominial é cada vez maior. E a crescente complexidade faz com que muitos paguem caro. São multas por descumprimento de leis, perdas com ações trabalhistas, despesas extras com cobranças pagas em atraso, com folha de pessoal infladas por horas extras excessivas e até não realizadas, entre outros. O número de obrigações, a maioria com prazos específicos, é grande e algumas até se sobrepõem, causando mais confusão e dificultando seu cumprimento. As áreas mais visadas são a de administração de pessoal e as contábeis-fiscais que, atualmente, em nada diferem do volume de compromissos impostos às grandes empresas. Definitivamente, administrar condomínios, como se diz sobre o Brasil, não é para principiantes.
Na avaliação de Catarina de Oliveira, Gerente de Qualidade da Lowndes, parte significativa da complexidade se dá justamente pela cultura ainda viva no brasileiro, seja do “jeitinho”, de relações de informalidade entre empregadores e empregados ou prestadores de serviços, seja de descompromisso dos cidadãos, no caso os condôminos, que não têm claro e consolidado o conhecimento de que é co-proprietário, ou seja: co-responsável.
“Nem todos compreenderam que a administração condominial mudou, passando a exigir gestões mais profissionais nas quais não cabem mais certas práticas do passado”, diz, destacando o artigo 1.348, do Código Civil, que trata das competências do síndico, que, em outras palavras, são as suas responsabilidades. “É comum os condôminos não saberem do tamanho da responsabilidade que recai sobre ele quando assume ser síndico. Não têm o conhecimento e a experiência capazes de dar a eles a noção de que administrar condomínio não é algo simples”, afirma.
Até mesmo muitos daqueles que se oferecem para atuar como gestor contratado não têm este conhecimento, e ainda a solidez necessária, pois a lei diz que o síndico responde com seu patrimônio pessoal sobre quaisquer danos causados, por ação ou omissão, durante sua gestão.
Novas soluções para ajudar os condomínios
Diante de tal cenário, as administradoras oferecem novos produtos e buscam ter serviços ainda mais qualificados. Recentemente, o mercado recebeu com grande satisfação o lançamento do PROCONDO, o Programa de Autoregulamentação da Atividade de Administração Condominial, por exemplo. A contribuição para uma maior qualidade de serviços é enorme. Da capacidade financeira à competência para realizar o que se propõe, passando ainda pela obrigatoriedade de ter a estrutura necessária para isso, tudo é avaliado para a concessão do Certificado às empresas de administração de condomínio, avaliação esta que é repetida regularmente, a fim de garantir mais segurança aos que se valem de seus serviços.
A administradora como síndica é um dos produtos oferecidos atualmente mais procurados e é compreensível que seja assim. Com a experiência de quem administra muitos condomínios, Simone Ramos, Supervisora de Gestão Condominial da Lowndes, diz que o gestor contratado tem vantagens sobre o morador, citando a isenção e o suporte de uma infraestrutura que somente uma empresa pode dar. “Sem a relação de vizinhança, prevalece o que está estipulado em lei. E com o operacional executado com o apoio de um departamento de pessoal, contábil e jurídico, é mais garantido que as leis sejam, de fato, cumpridas”, afirma.
Dentre os muitos exemplos do que acontece quando o condomínio é gerido por quem não detém o conhecimento necessário, estão a utilização das horas extras, os desvios de função e do cargo de chefia para complementar o salário dos funcionários. “O cargo de chefia sequer pode ser concedido a quem não tem curso de formação de porteiro chefe, ou a quem não dispõe de, pelo menos, três subordinados no seu turno de trabalho”, alerta Simone.
Para ela, é a cultura de que “porque sempre se fez assim, é correto fazer” que é ainda muito forte, associada à falta de conhecimento dos desdobramentos possíveis desta prática. “O síndico pensa nas facilidades – afinal, o funcionário já está ali, é de confiança, sai mais barato solicitar que ele faça determinado serviço ou obra que contratar uma empresa ou profissional e ele ainda estará sendo ajudado financeiramente. Mas faz isso sem dimensionar as consequências”, cita.
A Gerente de Qualidade da Lowndes afirma que uma pesquisa rápida na Justiça do Trabalho demonstra os riscos da prática. “Estas são as principais causas às quais os condomínios respondem na Justiça, a maioria perdida, causando enormes prejuízos financeiros para o conjunto dos condôminos”, diz Catarina.
É por isso que ao assumir um condomínio, a Lowndes faz toda uma avaliação das despesas com a folha de pessoal. “É quando fica clara a incoerência da prática. Vemos casos em que as despesas só com o item horas extras permitiriam pagar outros funcionários, dois, três, e já encontramos até um que poderia com este dinheiro contratar seis empregados. O tipo mais exemplar de condomínio caro por má gestão”, acrescenta Simone.
Outro problema destacado pela Supervisora é o quanto, por falta de tempo, os síndicos permitem que os próprios empregados se auto regulem, trocando folga entre eles e estabelecendo número de horas extras no mês, por exemplo. O síndico assina a planilha autorizando a administradora pagar a folha. “Ao fazer isso, concorda com o que está escrito ali”, alerta. Para os empregados, a mudança necessária para corrigir este tipo de irregularidade é um momento difícil, tanto para ele, quanto para o condomínio, pois é comum que se rebelem e se tornem muito reativos. “Neste, como em todos os casos, a melhor solução é fazer um estudo da rotina do condomínio e de suas necessidades, a reorganização dos quadros de funcionários e de escala de trabalho, e até mesmo a redução ou a ampliação do número de empregados”, explica Simone.
Além do suporte de sua infraestrutura e de atender o condomínio como síndica, na falta de condôminos que queiram assumir, a administradora também pode colocar um funcionário dedicado, um gerente local ou com visitas previamente combinadas. Há ainda a opção de um conjunto de todas estas opções juntas. Isto, sem contar com acesso online a informações contábeis, financeiras e gerenciais, o que garante transparência e agilidade na tomada de decisão sob qualquer forma de gestão.
Presidente da ABADI alerta para cuidados na seleção do gestor
Neste quesito, como em muitos, ter uma administradora é fundamental, pois é fonte de informação direta, tem responsabilidade objetiva e, por isso, está entre as suas ações a orientação aos síndicos para a forma correta de proceder e o alerta para erros que devem ser corrigidos, antes que causem maiores prejuízos.
“É também a melhor maneira de ter acesso a serviços diversos e de qualidade, prestados por empresas com infraestrutura, conhecimento e pessoal com formação específica para o setor. Desde os departamentos de contabilidade e pessoal, até os consultores condominiais, profissionais com especialização em gestão de condomínios e direito imobiliário, há muito mais segurança”, afirma.
“O mais importante ao buscar serviços que ajudem o condomínio é pesquisar o que o mercado oferece de melhor”, destaca a Presidente da Associação de Administradoras de Imóveis do Rio de Janeiro, Deborah O’Dena Mendonça, que afirma que a escolha da melhor forma de gestão é algo que deve ser bem avaliado porque é isto o que determinará a sua eficiência e eficácia. Portanto, a escolha deve ser baseada em objetivos como atender às necessidades financeiras e funcionais do condomínio, levando em consideração seu tamanho, categoria, disponibilidade de tempo dos condôminos, conhecimentos técnicos e poder aquisitivo dos mesmos. “Tudo isso são fatores que devem influenciar no momento da tomada de decisão”, orienta.
Deborah destaca que a opção por buscar um síndico não condômino ocorre, geralmente, quando já há um desgaste entre as demandas dos moradores e os resultados alcançados pela gestão em serviços, finanças, qualidade de vida e, muitas vezes, até mesmo problemas com arbitrariedades praticadas. “Ao longo dos últimos anos percebemos um incremento nas demandas de condomínios interessados em melhorar sua gestão, levando à contratação de gestores mais profissionais. E a gestão profissional é altamente eficaz quando as necessidades são bem definidas, a partir de um objetivo comum, e quando a empresa contratada apresenta uma proposta de trabalho baseada numa metodologia eficiente”, explica.
A sua orientação é a de que o condomínio sempre tome os devidos cuidados e precauções contratuais, observando previamente o tempo e a solidez da empresa para assumir os riscos e responsabilidades envolvidas na administração condominial. “É fundamental procurar por empresas com a certificação PROCONDO, garantindo que seus processos, procedimentos e conduta estejam em conformidade com as exigências para administração e gestão de condomínios”, conclui.
Obrigações para o condomínio têm periodicidade rígida
O seguro predial é uma obrigação anual, assim como a realização dos programas PPRA e PCMSO. O RIA dos elevadores e o laudo dos pararaios, assim como a verificação das mangueiras e a recarga dos extintores. Também é anual o RAIS e o seguro de vida em grupo dos funcionários, o pagamento das contribuições sindicais, gerais e patronal, e a DIRF. Mais obrigações anuais são o PPP, o CNPJ e a certificação digital atualizados, entre muitos outros.
A autovistoria é a cada cinco anos. Assim como a restauração da fachada. Já a vistoria da rede de gás é a cada 2 ou 3 anos, junto com o auto de vistoria do Corpo de Bombeiros, o certificado AVCB.
Outras ações têm periodicidade mais curta, como é o caso da revisão visual dos extintores, que é mensal, assim como o pagamento dos encargos trabalhistas.
A limpeza das caixas d’água e a análise bacteriológica é semestral, assim como a desinsetização das áreas comuns.
Os itens são muitos e a lista ficaria longa demais. Mas para esclarecer suas dúvidas, entre em contato com a Lowndes, pois os gestores condominiais estão aptos a atendê-los no que precisar.
