Saiba como organizar uma assembleia condominial.
Convocar e liderar uma assembleia condominial muitas vezes deixa o síndico com dúvidas e os condôminos insatisfeitos. Para garantir que a reunião seja produtiva, o Coordenador de Atendimento da Lowndes Condomínios e Locações, Marcelo Ribeiro, dá algumas dicas essenciais para o bom funcionamento desses encontros, primordiais para a vida em comunidade. Mas antes, vamos elucidar sobre alguns termos que fazem parte do dia a dia do síndico.
Convenção condominial, o que é?
É o ato solene pelo qual o condomínio é constituído e regulado, sendo peça fundamental para o funcionamento e normatização do mesmo.
Uma das primeiras coisas que o síndico deve saber é que a convenção do condomínio é o seu documento-base. Nela estão definidas todas as diretrizes e regras a serem seguidas. A convenção, porém, não é a mesma para todos os condomínios. Afinal, nem todos os prédios têm as mesmas rotinas e características.
Por que é importante conhecer a convenção?
Porque é nela que estão os detalhes para a realização de uma assembleia, desde sua convocação até o prazo de distribuição da ata. A convocação existe para notificar todos os condôminos sobre os temas que serão debatidos e deliberados. O Código Civil, em seu Artigo 1.354 define que nenhuma assembleia tem o poder de deliberar caso algum condômino não tenha sido convocado para a sessão. No documento de convocação devem constar informações como data, local, horário e ordem do dia. Não há definições legais quanto à antecedência para divulgação do edital de convocação de uma assembleia. A recomendação é que a convocação seja feita até 10 dias antes da data da assembleia, caso a convenção seja omissa. O mesmo prazo é recomendado para a distribuição da ata pós-reunião.
A assembleia tem poder absoluto?
Tenha cuidado com esta prerrogativa. Para ser soberana, é imprescindível que a assembleia cumpra todos os aspectos legais, nos limites da sua competência e observadas todas as formalidades.
Assuntos Gerais
Outro aspecto que pode confundir é o item comumente denominado “assuntos gerais”. Ele é estritamente reservado para o registro de temas e sugestões sem caráter deliberativo. É ineficaz uma decisão nascida nesta seção e cabe recurso do ausente caso algo tenha sido decidido.
Dicas para uma assembleia de sucesso
Normalmente, as assembleias acontecem durante a semana, depois do expediente de trabalho e, quando os assuntos são muitos, podem durar horas.
Para evitar que as assembleias sejam improdutivas, siga essas dicas enumeradas pelo Marcelo Ribeiro e garanta uma assembleia legal e proveitosa.
> Reserve um ambiente agradável que tenha ventilação e seja arejado. Se possível, ofereça café e água.
> Planeje sua reunião. Converse com os conselheiros e alinhe o que será tratado para que haja uma linha de raciocínio a ser seguida.
> Procure fazer uma pauta reduzida, com itens objetivos. Reuniões longas geram muita dispersão e perda de foco.
> Forneça elementos para as deliberações importantes como fotos, evidências e dados. Não faça deduções.
> Procure responder às objeções com respostas simples e diretas evitando o conflito. Lembre-se, todos têm direitos à opiniões adversas.
> Abra espaço para debate acerca do orçamento. É recomendável que se tenha, pelo menos, três opções.
> Construa um ambiente colaborativo. É importante que os condôminos sintam-se parte do processo. Afinal, eles são parte do todo.
