Um dos maiores desafios das administrações condominiais é conquistar a presença dos condôminos para que as assembleias atendam, de fato, às demandas da massa condominial. O quadro geral é de desinteresse ou de interesses pessoais expostos, muitas vezes, de forma exaltada. Quais os segredos para conseguir reverter este quadro?Saiba o que o especialista Marcelo Ribeiro, Consultor de condomínios da Administradora Lowndes, indica para conduzir reuniões mais eficientes, gerando um ambiente mais colaborativo e amistoso.
Vá por partes – Manter os condôminos sempre informados sobre realizações e demandas é um facilitador de votações: “A transparência e pró-atividade explícitas transmitem confiança que, na hora da reunião, se traduzem em posições já encaminhadas, reduzindo tempo de discussões. Quanto mais produtiva e ágil, melhor”.
- Distribua, com regularidade, planilhas e relatórios de benfeitorias realizadas, com fotos de antes e depois, além de gráficos por rubricas mostrando o movimento das despesas ao longo do período.
- Aproveite as facilidades dos meios digitais, criando redes sociais fechadas somente para condôminos onde possa disponibilizar estes arquivos, trocar ideias e receber sugestões.
- Realize reuniões informais para falar das manutenções e investimentos que têm como resultado a valorização do patrimônio. Aproveite estas oportunidades para conversar sobre a viabilidade de um ou outro anseio ou sugestão de benfeitorias.
Use recursos audiovisuais – Com a divulgação regular de informações sobre o dia a dia da gestão, no dia da assembleia, os presentes verão novamente os dados, mas, desta vez, na tela da TV da sala de reunião, através da apresentação em slides, em uma forma mais lúdica que dá a sensação de conforto do já conhecido, mas com um quê de novidade. “As pessoas estão cada dia mais audiovisuais e, por que não valer-se disto?”.
- A montagem de slides com fotos, informações resumidas, ilustrações e gráficos dá trabalho, portanto não deixe para preparar a reunião depois de convocá-la. A cada mês, organize os arquivos, busque imagens, sejam as fotos de antes, durante e depois de obras, como outras ilustrativas, e reserve em pastas guardadas no HD e também em pendrives, por garantia. Não deixe de fora nenhuma demanda e o efetivo resultado de investimentos. No final, ficará mais fácil selecionar os de maior relevância para apresentar.
- O arquivo final não deve ser longo, para não ficar cansativo. Lembre-se que os condôminos foram sendo informados regularmente sobre essas ações. Destaque apenas as de maior impacto. As experiências bem sucedidas aumentam a participação e tornam o desenrolar da reunião mais amistoso.
- Um mês antes, já tenha tudo consolidado para poder fechar com calma a apresentação em meio ao processo de convocação.
Conduza como uma reunião de trabalho – Após a apresentação das imagens, os temas devem ser abordados um a um. Cada um, com tempo pré-definido para ser discutido e votado. “É importante imprimir agilidade, a fim de não dar margem à divagações e discussões que apenas resultam em perda de tempo”. Orçamentos para as propostas a realizar devem ficar para o final, como uma espécie de cenas dos próximos capítulos. Afinal, terão ainda muita informação antes da próxima votação. Isto reforça o sentimento de segurança e conforto dos condôminos em relação às decisões assembleares em sua gestão.
- Recepcione como se estivesse recebendo amigos para uma reunião informal, mas disponibilize, além de água, café e biscoitos, papel e caneta, propondo que anotem suas questões para, somente no momento definido para discussões, apresentá-las, para que não se perca objetividade. É um convite à adesão a uma reunião mais produtiva e eficiente.
- Estipule um tempo, de poucos minutos, que cada um tem para se colocar, e deixe claro que só será respeitado se se atentar para o tema em questão. Não devem ser aceitos quaisquer outros assuntos que não estejam na convocação da reunião.
- Já convoque estipulando hora de início e de final da reunião, incluídos os tempos de discussões. Uma duração aceitável é de quatro horas.
- Destaque que o conjunto dos condôminos fazem ali parte de uma grande equipe de trabalho reunida em torno de um objetivo comum, que é a plena manutenção do condomínio e a sua valorização. Por isto, as discussões devem ser menos pessoais e mais focadas em resultados.
Atenção às seguintes etapas:
Definição da pauta: Para que contribuam com opiniões e sugestões, e até críticas, inicie um debate dos pontos mais complexos que devem estar em pauta. Recorra aos meios que tem maior aceitação entre os condôminos (impressos, e-mails, WhatsApp). E tenha o cuidado de não deixar ninguém fora da comunicação para evitar sentimentos de exclusão. Dê uma data limite para encerrar as trocas e feche a pauta considerando a participação, mas também o que é preciso levar para a assembleia.
Convocação: Se a Convenção for omissa, aconselha-se que seja feita dez dias antes da realização da assembleia, com o edital exposto em local de ampla circulação no condomínio e também por notificação para cada unidade. Este cuidado é importante, pois se um alegar não ter sido notificado, a assembleia pode perder a validade. Fique atento aos assuntos, pois só poderão ser discutidos aqueles explicitados na convocação. Consulte a Convenção ainda para saber o quorum específico para os temas a serem tratados e sobre o uso de procurações. Estes são itens obrigatórios em uma convocação.
Preparativos: Mantenha organizado e à disposição para consulta durante a reunião orçamentos, previsão orçamentária, extratos bancários, fotos de obras e serviços, contratos etc., além da Convenção e do Regulamento Interno.
Composição da mesa: Defina uma mesa com presidência e secretaria que sejam conhecidos e respeitados no condomínio.
Condução: Determine o assunto a ser tratado e só passe para outro depois de resolvido e anotado na ata. Mantenha a sequência estabelecida pela pauta.
Registro em Ata: A ata deve estar de acordo com o que foi deliberado e ser assinada pelo presidente da mesa e pelo secretário. Deve ser sucinta e objetiva. Basta citar os assuntos, o que foi deliberado, eventuais protestos ou contestações. Cada condômino deve receber uma cópia em oito dias. Se as decisões foram aprovadas com os quoruns e procedimentos corretos, ela já terá valor legal para os condôminos. E, portanto, não precisa ser registrada em cartório. Mas lembre-se: Ela deve ser mantida no Livro de Atas do condomínio por, pelo menos, por 5 anos.
Farta comunicação: Um dia depois da reunião, coloque um cartaz nos elevadores informando os principais tópicos discutidos e seus resultados para que todos saibam o que aconteceu na assembleia.
